2. Einfachere Zusammenarbeit dank Office 365
  • Text: Patrizia Bartolotti
  • Fotos: SBB/CFF/FFS

Einfachere Zusammenarbeit dank Office 365

Seit letztem Frühling verfügen die Arbeitsplätze über den Zugriff auf Office 365. Das neue Tool bietet zahlreiche Funktionen für eine einfachere Zusammenarbeit. Der Umgang damit will gelernt sein, deshalb steht ein breites Hilfsangebot bereit.

4 Minuten

  • Text: Patrizia Bartolotti
  • Fotos: SBB/CFF/FFS

Das Arbeits- und Mobilitätsverhalten der Gesellschaft sowie der SBB Mitarbeitenden verändert sich stark. In der «Arbeitswelt der Zukunft» arbeiten gemischte, interdisziplinäre Teams bereichsübergreifend und über Unternehmensgrenzen hinweg zusammen. Um in diesem Umfeld agil zu sein und effizienter zu werden, wurde der ICT Workplace grundlegend erneuert und mit neuen Funktionen für die Zusammenarbeit erweitert. Mit der Einführung von Windows 10 und der aktuellsten Office-Version wurde das Betriebssystem und die Office-Werkzeuge (Word, Excel, PowerPoint, etc.) auf den neusten Stand gebracht. Nun gilt es, im Umgang damit fit zu werden.

Wer sich bereits an die neue Arbeitsumgebung gewöhnt hat, findet mit dem ebenfalls neu eingeführten Office 365 viele spannende Möglichkeiten, die Teameffizienz zu steigern und auf neue Art zusammenzuarbeiten. Dazu stehen diverse Hilfestellungen und Beratungsangebote bereit, die stark auf Eigeninitiative und Selbstlernkompetenz setzen. Wir bestimmen selbst und bedarfsorientiert, welche Inhalte wir in welcher Form und zu welchem Zeitpunkt lernen. Besuche dazu das Office 365 Info-Center.

Office 365 für die Zusammenarbeit in Teams

Die Funktionspalette von Office 365 unterstützt moderne Zusammenarbeitsformen und eliminiert Hürden in der digitalen Arbeitswelt. Die Anwendungen werden «aus der Cloud», angeboten. Dies erleichtert den geräte- und ortsunabhängigen Zugriff auf Daten und Funktionen. Mit wenigen Klicks ist eine gemeinsame Arbeitsumgebung für ein Team oder eine Projektgruppe erstellt: Notizbuch (OneNote), Chat (Teams) und Dokumentenablage (SharePoint, OneDrive) unterstützen den einfachen Austausch. Mit Yammer können wir uns unternehmensweit austauschen und vernetzen, ähnlich wie bei Facebook.

Aufgrund der zeitgleichen Einführung von Windows 10 und Office 2016 wurde bis anhin auf eine aktive Kommunikation zu Office 365 verzichtet. In den kommenden Monaten erfährst du auf SBB News regelmässig Erfolgsgeschichten von Teams, die eine Office 365 Anwendung gewinnbringend für sich einsetzen. Tipps zu Arbeitstechniken beim Einsatz von Office 365 kannst du regelmässig auf dem Kanal «ICT Workplace aktuell» lesen. Und für den Austausch über die neue Art der Zusammenarbeit nutzt du die Yammergruppe «ICT Workplace O365».

Mehr Handlungsspielraum und Selbstverantwortung

Die Einführung von Office 365 ergibt viele neue Möglichkeiten der Kommunikation. Alle dürfen und können neue Informationskanäle eröffnen, Beiträge kommentieren und sich kritisch zu Diskussionen äussern. Dieser erweiterte Handlungsspielraum geht einher mit mehr Selbstverantwortung. Die Diskussionskultur soll konstruktiv und respektvoll sein. Deshalb gelten im Office 365 Umfeld die bereits bestehenden Kommunikations-Spielregeln: Verhaltenskodex SBB, Netiquette, Verhaltensgrundsätze «Elektronische Kommunikation@SBB».

Hilfsangebot zu Office 365

Beratung für Teams

Schulungen für Führungskräfte

Plattformen und Kanäle auf den Punkt gebracht

Vernetzte Arbeitsumgebung / «Teams»
Bündel von Zusammenarbeitsfunktionen für ein Team, wie z.B. Team-Chat, gemeinsames Notizbuch, Dokumentenablage und agile Aufgabenverwaltung, Webauftritt

  • Primär für Team-spezifische Inhalte und Zusammenarbeitsprozesse

  • für Personaldaten sowie vertrauliche Informationen steht die «Vertrauliche Arbeitsumgebung» zur Verfügung

Communication Site
Ein Projekt, ein Team oder ein Thema in Form von Webseiten präsentieren und zugehörige Inhalte publizieren

  • Für Inhalte, die ausschliesslich für Teile der SBB relevant sind

  • Keine redaktionellen Vorgaben zu Auftritt und Mehrsprachigkeit

  • Es gelten die vorhandenen Spielregeln

Yammer
Diskussionsplattform für SBB Mitarbeitende

  • Verschiedene Gruppen für themenspezifische Diskussionen

  • Nur eine neue Gruppe eröffnen, wenn es nicht bereits eine ähnliche gibt

  • Es gibt eine einzige Gruppe für die ganze SBB und je eine pro Division/Konzernbereich

Kommunikationsspielregeln

Stolpersteine überwinden
Aktuelle Nutzungshinweise zu Office 365 für bestehende und angehende Anwenderinnen und Anwender:

  • Der beste und einfachste Weg, um mit Dokumenten auf SharePoint zu arbeiten, ist über die Synchronisation mit dem Windows Datei Explorer. So kannst du direkt im Explorer arbeiten und auf Dateien zugreifen, auch wenn du offline bist. Siehe Details

  • Lösche im Windows Explorer synchronisierte SharePoint Bibliotheken nie, bevor du die Synchronisierung via Einstellungen des entsprechenden Ordners beendet hast. Sonst droht Datenverlust für dich und dein Team! Siehe Details

  • Wenn Du ausserhalb des SBB Netzwerks arbeitest, öffne immer zuerst den Internet Explorer. Steht die Internetverbindung, so verbinden sich auch alle Office Anwendungen korrekt (Outlook, OneDrive, etc.).

  • Die Anwendung «Delve» ermöglicht es dir in Office 365 nach Inhalten von Kolleginnen und Kollegen zu suchen und diese zu entdecken. Delve baut auf bestehenden Zugriffsrechten auf und zeigt dir nur Daten, auf welche du berechtigt bist. Du kannst so rasch auf Wissen in der Organisation zugreifen. Siehe Details