Fünf Fragen an Karin Amberg zum Aufbau ihrer Communication Site

Karin Amberg ist Juristin bei Recht & Compliance. Sie hat zusammen mit Kolleginnen und Kollegen die Plattform «Legal4Legal» auf Basis einer SharePoint Communication Site aufgebaut. «Legal4Legal» ist eine Wissensplattform von Juristen für Juristen. Diese gibt einen Überblick über SBB relevante Fragestellungen betreffend Antikorruption, Beschaffungsrecht, Datenschutz, Recht des geistigen Eigentums sowie Wettbewerbsrecht. Zusätzlich finden sich dort diverse Hilfsmittel (Merkblätter, Weisungen etc.), Informationen zu Schulungen und Ansprechpersonen. Auch eine Austausch-/Dialogmöglichkeit bietet «Legal4Legal».

Karin, warum habt ihr «Legal4Legal» aufgebaut?

Bisher war juristisches Grundwissen stark an einzelne Spezialisten geknüpft. Auf «Legal4Legal» ist dieses Spezialwissen nun für das gesamte Team von Recht & Compliance zentral zugänglich. Ausserdem schreitet die Digitalisierung voran und auch wir Juristinnen und Juristen wollen am Ball bleiben. Deshalb verwenden wir die neuen Anwendungen auch in unserer täglichen Arbeit. Damit stärken wir sowohl unser persönliches Know-how, vereinfachen aber auch unseren Arbeitsalltag.

Wie seid ihr vorgegangen?

Am Anfang hatten wir ein grosses Fragezeichen. Glücklicherweise hatte mit «Legal4You» zur selben Zeit bei uns schon ein ähnliches Projekt gestartet. Die Projektleiterin, Anna Dürr Müller, zeigte mir damals ihren Zwischenstand und kurbelte so meine kreativen Überlegungen an. Ausserdem vermittelte sie mir einen Kontakt zum Team von ICT Workplace. Dort erhielt ich dann eine tolle Beratung. Eine Mitarbeiterin des ICT Workplace Teams gab mir einen Überblick über relevante Anwendungen von Office 365 und prüfte, ob eine Communication Site für unser Bedürfnis überhaupt geeignet ist. Anschliessend probierte ich einfach aus – getreu dem Motto «Trial and Error». Der persönliche Kontakt mit der IT war für mich zentral und brachte mich immer weiter. Ohne diese Beratung wäre die technische Umsetzung für uns sehr viel schwieriger gewesen.

Warum habt ihr eine SharePoint Communication Site gewählt und nicht das Intranet?

Hauptgrund für uns war der geringe administrative Aufwand. Auf einer Communication Site können wir das Ganze selbst steuern, das heisst Inhalte jederzeit anpassen, löschen oder hinzufügen.

Welches waren die grössten Herausforderungen?

Leider waren die Schulungsmittel von Microsoft bei der Umsetzung nur bedingt hilfreich. Die Schulungsvideos zu Communication Sites dauerten teilweise recht lange und hören meist vor der eigentlichen Problemlösung auf.

Ich habe auch Yammer genutzt und festgestellt, dass auch andere Mitarbeitende oft vor ähnlichen Problemen stehen. Manchmal ergaben sich hieraus Lösungen. Vielfach fand ich auch einen eigenen Weg oder einen Workaround, um ein identifiziertes Problem zu lösen. In der Kreativphase wäre es schön gewesen, wenn es im Intranet mehr «Best Practice»-Beispiele gegeben hätte – also kreativen Ideen, wie solche Seiten umgesetzt werden können. Ein wichtiges Learning für mich war, Vorgaben oder Limitierungen der Anwendungen zu erkennen, zu akzeptieren und mich im Rahmen der gegebenen Möglichkeiten zu bewegen.

Setzt ihr weitere Anwendungen von Office 365 ein?

Wir nutzen Teams und OneNote für unterschiedliche interdisziplinäre Projekte. Dies erleichtert die Projektorganisation, die Ablage und den Austausch.