Vor rund einem halben Jahr wurde das alte Intranet durch das neue Mitarbeitendenportal ersetzt. Seither gab es eine Vielzahl von Anpassungen mehrheitlich im Hintergrund. Nun erhält das MAP zusätzlich direkt sichtbare Verbesserungen.
Neues Telefonbuch und verbesserte Widgets
Das neue Telefonbuch wurde im vergangenen September als «minimal funktionsfähiges Produkt» eingeführt. Die Aufschaltung erfolgte «still»; so konnten abseits des grossen Besucheransturms Performance, Verfügbarkeit und Funktionalität getestet und optimiert werden.
Nun wurde das Telefonbuch ins Mitarbeitendenportal integriert: Die Kachel «Telefonbuch», die bei allen Mitarbeitenden in der unveränderten Kachelauswahl enthalten ist, sowie ein prominenter Link oben links auf der Startseite führen die Userinnen und User direkt ins Telefonbuch. Ein weiterer Direkteinstieg bietet sich über das Suchfenster an: Wer nach der Eingabe eines Suchbegriffs «Nach Kontakten suchen» anwählt, setzt seine Suche automatisch im Telefonbuch fort. Das neue Telefonbuch ermöglicht die Suche nach den gängigen Suchparametern wie Name, U-Nummer oder Organisationseinheitskürzel.
Weiter erfahren die so genannten Widgets, also die auf der Startseite integrierten Minianwendungen, Verbesserungen – und Zuwachs. Die Widgets «Dokumente», «Workplace», «Toplinks» und «Favoriten» lassen sich nun schliessen, sortieren und durchsuchen. Neu steht den Usern ausserdem die Fahrplanabfrage als Minianwendung zur Verfügung.
Rückblick: Wo stehen wir?
Mitte Jahr übernahm das Mitarbeitendenportal die Rolle als DAS digitale Eingangstor für die Arbeit bei der SBB. Um herauszufinden, wie das Mitarbeitendenportal seine Rolle erfüllt, wurden Fragen dazu sowohl in der dazugehörigen Yammer-Gruppe wie auch in der ICT Anwenderzufriedenheitsumfrage gestellt. Erste Schlüsse aus den Umfrageergebnissen lassen sich bereits ziehen: Das Mitarbeitendenportal wurde über alle Belange hinweg zu rund 80 Prozent als genügend bis sehr gut eingeschätzt. Mit 83 Prozent wurde die Personalisierbarkeit der Startseite von den Befragten am positivsten gewertet. Demhingegen erzielte die Suche einen Wert von lediglich 62 Prozent. Mit der Integration des Telefonbuches dürfte in diesem Bereich eine erste Verbesserung erzielt werden. Das Ergebnis als Ganzes darf sich sehen lassen, gibt aber auch zu erkennen, woran prioritär gearbeitet werden muss.
Das Mitarbeitendenportal wurde übrigens von einer internationalen Fachjury ausgezeichnet. Im Rahmen der Intra.NET Reloaded 2019 in Berlin durfte Gerald Muster als Product Owner den Award für den zweiten Platz in der Kategorie «Best collaborative tool / Ecosystem to support business processes» entgegennehmen.
Ausblick: Wo gehen wir hin?
Immer noch gibt es eine Fülle an Inputs für die Weiterentwicklung, die geprüft werden müssen. Je nach Möglichkeit werden diese Inputs direkt als neue Funktionsanforderung definiert und die Umsetzung aufgegleist.
Konkret wird in Zukunft die Personalisierbarkeit weiter gestärkt: die Personalisierung der Kacheln (eigene Kacheln erstellen), der Widgets (Erweiterung der Palette und Personalisierungsmöglichkeiten) sowie des Streams (Abo-Funktionen). Ebenfalls wird in enger Zusammenarbeit mit der IT die Suche und Performance verbessert.
Fragen und Feedback zum Mitarbeitendenportal
Feedbacks der Mitarbeitenden zum neuen Portal sind herzlich willkommen. Damit schreitet die Weiterentwicklung des Mitarbeitendenportals im Sinne einer Ko-Kreation laufend voran. Fragen und Inputs sind in der Yammer-Gruppe des Mitarbeitendenportals direkt beim Kernteam MAP willkommen.