Kurz gesagt: S/4 SBB ist eine neue SAP Software, welche die SBB in den kommenden Jahren anstelle der alten R/3 Software einführt. Warum? Weil die Firma SAP die Version R/3 bald abstellt.

Was mühsam und nach viel Arbeit klingt, hat aber auch Vorzüge. Mit der Ablösung der alten Software werden Prozesse harmonisiert und Systeme standardisiert. Wir bringen mit S/4 SBB unsere Daten in ein neues gemeinsames «Zuhause», wo alle Mitarbeitenden bereichsübergreifend und konsequent ihre Daten von den Finanzen über den Einkauf, die Logistik bis zu divisionsspezifischen Prozessen verarbeiten. So sind wir wirklich OneSBB.

Die SBB braucht S/4 SBB also nicht nur als neues SAP System, sondern auch um die Abläufe aller Geschäftsbereiche einfacher zu gestalten und schliesslich einen Mehrwert für Kund:innen zu generieren. Zudem spielt das Programm einen wesentlichen Faktor in der Erreichung der längerfristigen, finanziellen Ziele des Effizienzprogramms M6K, mit dem die SBB bis 2030 insgesamt sechs Milliarden Franken einspart.

Nein, S/4 SBB ist nicht nur eine neue Software.
Programm-Manager Kaya Yumusaklar erklärt bildlich: «Viele Themen werden neu gedacht und alte Zöpfe abgeschnitten. Es entsteht eine neue, «saubere» Plattform über das gesamte Unternehmen statt divisionale, auf der wir Prozesse und Anwendungen neu und zukunftsorientiert umsetzen, vereinfachen, vereinheitlichen und flexibilisieren.»

Das bedeutet, dass S/4 SBB einen Kulturwandel auslöst und grosse Veränderungen in der Zusammenarbeit mit sich bringt. Dafür steht das S/4 SBB Programm.

Dominik Wälti, Product Owner im Prozess Forderungen, stellt fest: «Es braucht Mut, sich von alten Gewohnheiten und ineffizienten Prozessen zu lösen.»

Diese Gewohnheiten müssen durch neue ersetzt werden, um gesamtunternehmerisch an Effizienz zu gewinnen. Das System liefert dazu die Grundlage, das Programm baut auf dieser auf.

Weil wir «Gleiches gleich tun» wollen. Die SBB ist ein grosses Unternehmen und im Laufe der Zeit sind verschiedenste Prozesse über Divisionen und Konzernbereiche hinweg entstanden – selbst wenn es um die gleiche Sache ging. Solche Individualprozesse verkomplizieren die Zusammenarbeit und verhindern Effizienz im Bahnbetrieb. Genau das wollen wir mit der Harmonisierung der Prozesse in der neuen SAP Software ändern. Gleichzeitig werden Prozesse aufgrund von SAP Standards oder neuer Funktionalitäten allgemein angepasst. Darum sind Prozesse bei S/4 SBB zentral.

Arbeitest du ab und zu oder sogar vertieft mit SAP? Falls ja, dann betrifft dich der Umzug auf S/4 SBB mit grosser Wahrscheinlichkeit. Gesamthaft wird die Umstellung für rund zwei Drittel der Belegschaft spürbar. Es sind also ca. 20 000 Mitarbeitende, die täglich mit dem System arbeiten, jedoch nicht alle gleich intensiv.

Der Zeitplan für die schrittweise Einführung in den sogenannten Realisierungseinheiten – kurz RE – steht schon fest, die Mitarbeitenden werden jedoch erst informiert, wenn es bei ihnen wirklich losgeht. Wichtige Informationen und die Links zu den Schulungsunterlagen werden rechtzeitig von den Führungskräften kommuniziert.

Begonnen mit der schrittweisen Einführung hat bis anhin nur Infrastruktur Energie. Weitere Divisionen und Bereiche folgen während den nächsten Jahren.

Anwender:innen erhalten rund acht Wochen vor Go-live individuelle Informationen zu den rollenspezifischen Lernpfaden im Learning Management System (LMS) per E-Mail.

Übrigens: Die Lernpfade und ihr Lernumfang sind individuell aufbereitet, je nach Geschäftsbereich und Rolle. Jeder Lernpfad besteht aus drei Modulen: «S/4 SBB Einstieg», «Fach- und rollenspezifische Grundlagen» und «Vertiefungswissen mit rollenspezifischen Schritt-für-Schritt Anleitungen».

Nein, niemand sitzt wegen S/4 SBB acht Stunden am Stück in einem Schulungsraum.

Die meisten Schulungen sind digital, es gibt jedoch auch Bereiche, für die Schulungen vor Ort durchgeführt werden. Als Faustregel gilt: Hat die Zielgruppe noch nie mit SAP gearbeitet oder erhält sie einen neuen Geschäftsprozess, findet eine Schulung mit Trainer:innen vor Ort statt.

Die digitalen E-Learnings kannst du dir hingegen frei in einem gewissen Zeitraum selbst einteilen.

Rolf Häfeli, Standortleiter im Bereich Energie-Instandhaltung, hat die Schulungen bereits absolviert. Die Aufzeichnungen seien sehr hilfreich. «Bei Unsicherheiten kann man diese gut auf einem zweiten Bildschirm öffnen und nebenher dann im Live-System arbeiten und die Schritte nach und nach durchgehen. So vergisst man nichts und kann jederzeit nachsehen».

Du bist auch nach den Schulungen nicht auf dich selbst gestellt. In den ersten zwei Monaten nach Einführung von S/4 SBB bietet das Programm verstärkte Unterstützung. Danach gibt es viele weitere Hilfestellungen, unter anderem das S/4 SBB Wissensportal, den Online-Assistent «SAP Companion», Unterstützung durch die S/4 Champions vor Ort sowie die User Community zum Austausch mit Gleichgesinnten und Expert:innen. Bei technischen Problemen steht natürlich der IT Support zur Verfügung.

Eine Sammlung aller Hilfestellungen findest du unter dem S/4 SBB ComSite Menüpunkt «Wo finde ich Hilfe?».

Wenn du bis jetzt noch von nichts gehört hast, ist die Wahrscheinlichkeit gross, dass dich die Umstellung bis 2024 (noch) nicht betrifft.

Die Planung hinter den Kulissen läuft trotzdem auf Hochtouren: Es ist geplant, dass zwei weitere Bereiche Anfang 2025 S/4 SBB umsetzen: Immobilien und Markt Personenverkehr arbeiten bereits intensiv an den Vorbereitungen. Die weiteren Bereiche werden in den nächsten Jahren Schritt für Schritt auf die neue SAP-Umgebung umgestellt.

Das Projekt ist bezüglich Termine und Gesamtbudget auf einem kritischen Pfad. Deshalb wurde die Programmleitung beauftragt, die Planung im Planungshorizont ab 2025 neu zu bewerten. Davon betroffen ist die Umstellung bei den Einheiten Produktion Personenverkehr, Infrastruktur Netz und der Konzernbereiche.

Das Ergebnis wird voraussichtlich im Herbst 2023 vorliegen. Darauf aufbauend wird die Planung für SBB Cargo und die weiteren Tochtergesellschaften konkretisiert.

Auf der ComSite «S/4 SBB – Die Reise in unser neues digitales Zuhause» findest du die aktuellen Informationen zu S/4 SBB. Im Abschnitt «News» auf der ComSite kannst du das S/4 Update abonnieren.

Im S/4 Kalender sind alle Veranstaltung für Interessierte aufgelistet. Beispielsweise findest du dort das S/4 Update live, eine regelmässige 45-minütige Infoveranstaltung durch den Programmleiter. Zudem gibt es einen S/4 Yammer-Kanal und verschiedene fachspezifische Communities.