Die Planung

Für grosse Veranstaltungen beginnt die Planung rund um An- und Rückreise rund drei Jahre vor dem Termin, manchmal sogar noch früher. Das Team des Eventmanagements der SBB hat die Übersicht über sämtliche Anlässe, in der Regel sind es rund 1000 pro Jahr. Jedoch ist die SBB nicht bei allen Transportpartnerin, «lediglich» in 250 Anlässe ist sie involviert. Bei den vier Top-Events übernimmt das Eventmanagement auch gleich die Gesamtprojektleitung. Die anderen Anlässe werden von der SBB Tochter RailAway, der Vermarktungs- oder der Geschäftskundenabteilung beim Personenverkehr geführt.

Die Preisberechnung

Will ein Veranstalter eine nachhaltige Anreise fördern, inkludiert er in das Eintrittsticket auch gleich die An- und Rückreise mit dem öV – egal, woher jemand anreist. Natürlich muss der Veranstalter der Bahn diese Transportleistung abgelten. Die SBB verrechnet dem Veranstalter einen Einheitspreis pro Besucher:in. Bei der Mehrheit der Veranstaltungen ist der öV nicht im Eintrittsticket integriert. Den Besucher:innen stehen zwar beispielsweise Extrazüge zur Verfügung, sie bezahlen aber den regulären Ticketpreis. Für die SBB sind alle Veranstaltungen wertvoll: Sie bringen zusätzliche Reisende in die Züge – darunter viele Gelegenheitsreisende. Es ist eine Chance, diese für den öV zu begeistern.

Das Eventjahr in Zahlen

• Bundeslager der Pfadibewegung (23.7.-6.8.) im Goms mit 31'000 Pfadis, 30'000 Besucher:innen. SBB: 80 Extrazüge, Matterhorn Gotthard Bahn: 340 Extrazüge, Postauto: 1350 Busse
• Eidgenössisches Schwing- und Älplerfest (26. – 28.8.) in Pratteln mit 300'000 Besucher:innen. SBB: 100 Extrazüge
• Berufsmeisterschaften Swiss Skills (7. – 11.9.) in Bern mit 120'000 Besucher:innen. SBB: rund 30 Extrazüge.
• Unihockey-Weltmeisterschaft Männer (5. – 13.11.) in Zürich und Winterthur mit 80 000 Besucher:innen. SBB: 4 Extrazüge
• 13 Stadionkonzerte mit total über 700'000 Besucher:innen; insgesamt 70 Extrazüge
• Zahlreiche weitere Events wie Openairs, kantonale Turnfeste, Streetparade
• Jubiläum 175 Jahre Schweizer Bahnen mit fünf Fest-Wochenenden

Das Transportkonzept

Basierend darauf, wie viele Menschen an einen Anlass kommen und woher diese anreisen, wird ein Transportkonzept erstellt. Darin ist festgehalten, wie viele Extrazüge und Extrabusse eingesetzt werden und welche regulären Züge beispielsweise mit zusätzlichen Wagen verstärkt werden müssen. Dafür arbeitet die SBB mit anderen Transportunternehmungen wie beispielsweise der Postauto AG zusammen.

Aufschluss über die Besucherströme geben die Anzahl der verkauften Tickets. Es lässt sich aufschlüsseln, in welche Region wie viele Tickets verkauft wurden. Zwar reisen nicht alle, die ein Ticket für einen Anlass gekauft haben, mit dem Zug an. Erfahrungswerte helfen jedoch, die Anzahl Zugreisenden abzuschätzen.

Die Züge

Wenn klar ist, wie viele Menschen transportiert werden sollen, müssen die Züge dafür bereitgestellt werden. Je mehr Besucher:innen, desto wichtiger ist es, Züge mit grossem Fassungsvermögen einzusetzen. Es gibt allerdings Tage, an denen viele Züge der SBB bereits regulär unterwegs sind. Am einfachsten zu handhaben sind Anlässe an den Wochenenden. Fallen die Pendler:innen weg, stehen genügend Züge für Fest- oder Konzertbesucher:innen zur Verfügung.

Die Trassen

Alle Züge benötigen eine Trasse. Als Trasse bezeichnet man die Berechtigung, eine bestimmte Strecke zu einem festen Zeitpunkt zu befahren. Das Schweizer Streckennetz ist bereits mit dem regulären Personen- und Güterverkehr sehr stark ausgelastet, und zahlreiche Baustellen schränken die Kapazitäten zusätzlich ein. Darum ist es anspruchsvoll, Platz für die zusätzlichen Züge des Eventverkehrs zu finden. Die Regelzüge und die Züge von SBB Cargo haben Priorität. Trotzdem sollen die Extrazüge attraktiv sein. Denn eine Verbindung, die – etwa aufgrund einer speziellen Streckenführung – viel länger braucht als ein regulärer Zug, wird von den Kundinnen und Kunden kaum genutzt.

Das Personal

Sind die Züge bestimmt und im Fahrplan eingeplant, müssen Lokführer:innen sowie Kundenbegleiter:innen dafür gefunden werden. Auch müssen die Menschenmassen, die vor oder nach einem Grossanlass aus dem oder in den Bahnhof strömen, gelenkt werden. Das übernehmen SBB Mitarbeitende in gelben Leuchtwesten. Sie sorgen unter anderem dafür, dass die Sicherheitsabstände zu den Gleisen eingehalten werden und dass sich der Besucherstrom in die richtige Richtung bewegt. Und ganz wichtig: Sie stehen für Auskünfte zur Verfügung.

Die Bahnhöfe

In die Planung rund um grosse Anlässe müssen auch die Bahnhöfe miteinbezogen werden. Meistens braucht es Schilder, die den Besucher:innen den Weg weisen. Bei Grossanlässen wie etwa dem Eidgenössischen Schwing- und Älplerfest wird der Bahnhof am Festort beflaggt. Weiter müssen allenfalls die Toiletten länger offen gehalten und häufiger gereinigt werden. Und die Ladenbetreiber passen zum Teil ihre Öffnungszeiten an.

Die Kommunikation

Die besten Extrazüge sind sinnlos, wenn die Besucher:innen nichts davon wissen. Sie müssen über das Angebot informiert werden – zum Beispiel bei der Veranstaltungsübersicht. Dort sind alle relevanten Informationen zu den Veranstaltungen zu finden. Auch im Onlinefahrplan sind Extrazüge jeweils aufgeführt. Aber nicht nur die Kundinnen und Kunden müssen über Extrazüge und Transportleistungen rund um einen Anlass informiert sein, sondern auch die SBB Mitarbeitenden an den Schaltern und in den Zügen. Speziell die Kundenbegleiter:innen müssen wissen, welche Tickets für die An- und Rückreise gültig sind.