Le comportement de la société et des collaborateurs CFF en matière de travail et de mobilité est en pleine mutation. Dans le «monde du travail de demain», des équipes mixtes, interdisciplinaires, collaborent entre elles de manière transversale au sein et en dehors des CFF. Dans un tel contexte, l’ICT Workplace a fait l’objet d’une rénovation complète, avec l’ajout de nouvelles fonctions de collaboration, pour une agilité et une efficacité accrues. L’introduction de Windows 10 et de la dernière version d’Office a permis de mettre à jour le système d’exploitation et les outils Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.). Il s’agit maintenant de se familiariser avec l’utilisation de ces nouveaux outils.
Ceux qui sont déjà habitués à ce nouvel environnement de travail apprécieront les nombreuses possibilités associées à Office 365, qui améliorent l’efficacité de leur équipe et révolutionnent le mode de collaboration. À cet égard, des aides et offres de conseil diverses ont été mises en place, qui mettent l’accent sur l’initiative personnelle et les compétences d’auto-formation des utilisateurs. Les personnes détermineront elles-mêmes les contenus qu’elles souhaitent apprendre, sous quelle forme et selon quel calendrier. Consulte à cet effet l’Office 365 Info-Center.
Office 365 pour la collaboration en équipes
La palette de fonctions d’Office 365 favorise les formes de collaboration modernes et élimine les obstacles dans le monde du travail numérique. Les applications sont proposées depuis le «cloud», ce qui facilite l’accès aux fonctions et aux données depuis tout appareil et en tout lieu. Quelques clics suffisent pour créer un environnement de travail commun pour une équipe ou pour un groupe de projet: le bloc-notes (OneNote), le chat (équipes) et l’archivage de documents (SharePoint, OneDrive) simplifient les échanges. Avec Yammer, les collaborateurs peuvent échanger et réseauter à l’échelle de l’entreprise, comme sur Facebook.
En raison de l’introduction simultanée de Windows 10 et d’Office 2016, il a jusqu’ici été renoncé à une communication active à propos d’Office 365. Au cours des prochains mois, tu découvriras régulièrement, dans les News CFF, des témoignages d’équipes utilisant une application Office 365 avec succès. Des conseils à propos de méthodes de travail dans le cadre de l’utilisation d’Office 365 sont également mis régulièrement à ta disposition sur le canal «Actualités ICT Workplace». Et pour échanger à propos du nouveau type de collaboration, tu peux utiliser le groupe Yammer «ICT Workplace O365».
Une plus grande marge de manœuvre et une responsabilité personnelle accrue
L’introduction d’Office 365 offre de nombreuses nouvelles possibilités en matière de communication. Tous les utilisateurs peuvent utiliser les nouveaux canaux d’information, commenter des contributions et participer aux discussions, et ils ont d’ailleurs tout intérêt à le faire. Cette marge de manœuvre accrue induit une plus grande responsabilité personnelle. La culture en matière d’échanges doit être constructive et fondée sur le respect. Les règles de communication suivantes continuent donc de s’appliquer dans l’environnement Office 365: Code de conduite CFF, nétiquette, Principes régissant le comportement à adopter en matière de communication électronique aux CFF
Offre d’aide concernant Office 365
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Aide concernant ICT Workplace (résumé des aides proposées)
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Office 365 Info-Center (pour toutes les questions liées aux produits Office utilisés aux CFF)
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Yammer ICT Workplace O365 (échange avec des collègues et des experts)
Conseil pour les équipes
Formations pour les cadres
Aperçu des plateformes et canaux
Environnement de travail en réseau/«équipes»
Ensemble de fonctions de collaboration pour une équipe, telles que chat en équipe, bloc-notes commun, archivage de documents, gestion agile des tâches, page Web
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En premier lieu pour des processus de collaboration et des contenus spécifiques aux équipes
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Pour les données du personnel et les informations confidentielles, l’«environnement de travail confidentiel» est disponible
Communication Site
Présenter un projet, une équipe ou un thème sous la forme de pages Web et publier les contenus associés
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Pour des contenus pertinents exclusivement pour certaines entités des CFF
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Pas de directives rédactionnelles concernant le site et le plurilinguisme
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Les règles existantes s’appliquent
Yammer
Plateforme de discussion pour les collaboratrices et collaborateurs des CFF
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Différents groupes pour des discussions thématiques
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Ne créer un nouveau groupe qu’en l’absence de groupe similaire
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Un seul groupe pour l’ensemble des CFF et un par division/unité centrale
Règles de communication
Surmonter les obstacles
Instructions d’utilisation actuelles concernant Office 365 pour les utilisateurs actuels et futurs:
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Le moyen le plus simple de travailler avec des documents sur SharePoint consiste à recourir à la synchronisation avec le fichier Windows Explorer. Tu peux ainsi travailler directement dans l’Explorateur et accéder à des fichiers, même en mode hors ligne. Pour plus d’informations, clique ici.
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Ne supprime jamais des bibliothèques SharePoint synchronisées dans l’Explorateur Windows avant d’avoir terminé la synchronisation via les paramètres du dossier correspondant. Sinon, toi ou ton équipe risquez de perdre des données. Pour plus d’informations, clique ici.
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Si tu travailles en dehors du réseau CFF, commence toujours par ouvrir Internet Explorer. Une fois la connexion Internet établie, toutes les applications Office se connectent correctement (Outlook, OneDrive, etc.).
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L’application «Delve» te permet de rechercher et de découvrir des contenus de collègues dans Office 365. Delve repose sur les droits d’accès existants et ne te montre que les données auxquelles tu es autorisé-e à accéder. Tu peux ainsi accéder rapidement à des connaissances dans l’organisation. Pour plus d’informations, clique ici.