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7 conseils pour le télétravail

La pandémie du coronavirus oblige actuellement des milliers de collaboratrices et collaborateurs à travailler à domicile. Si beaucoup en ont l’habitude, d’autres progressent en terrain inconnu. Que tu sois aguerri-e ou novice, voici quelques conseils qui te faciliteront la tâche au quotidien.

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1. Travaille comme au bureau – ou presque.

En télétravail, ton domicile devient ton bureau. Ta vie professionnelle et ta vie privée se déroulent dès lors dans un même espace. Il est donc essentiel que tu donnes une structure claire à ton quotidien.

  • Fixe-toi des périodes de travail et des périodes de repos. Pense à mettre à jour ton calendrier Outlook pour que tout le monde sache quand tu es joignable. Concentre-toi sur une activité à la fois: soit tu travailles pour les CFF, soit tu effectues des tâches ménagères. Pas les deux à la fois.

  • Accorde-toi des pauses, comme une pause-café.

  • Évidemment, tu peux être tenté-e de traiter tes e-mails en pyjama sur ton canapé. Mais sache qu’il te sera plus facile de faire la part des choses et de t’organiser si tu te prépares comme pour aller au bureau.

2. Installe-toi comme il faut.

Idéalement, tu disposes d’une pièce distincte dans laquelle tu peux installer ton bureau. Même si cela paraît difficilement concevable dans l’urgence, veille à ce que ton poste de travail soit le plus ergonomique possible.

  • Place ton écran perpendiculaire à la fenêtre.

  • Utilise si possible un équipement externe (écran, clavier et souris). En principe, les CFF ne fournissent pas d’autres équipements informatiques que le Notebook aux collaboratrices et collaborateurs travaillant à domicile. Dans le cadre de la pandémie du coronavirus, il est toutefois possible, en cas de besoin avéré, d’utiliser temporairement d’autres équipements avec l’autorisation de la hiérarchie.

  • La procédure est la suivante.

    • Remplis une demande d’autorisation. Une fois ta demande validée, tu pourras emporter chez toi le matériel dont tu as besoin.

    • Si tu as déjà emporté du matériel, tu dois faire une demande d’autorisation avec effet rétroactif.

Idéalement, tu disposes d’une pièce distincte dans laquelle tu peux installer ton bureau.

3. Reste en mouvement. 

Il est essentiel de rester en mouvement pour ne pas se scléroser. Les collaboratrices et collaborateurs en télétravail sont souvent moins actifs physiquement que les autres, puisqu’ils n’ont pas à se déplacer pour se rendre au travail et que tout se trouve plus ou moins à portée de main.  

Veille à bouger lorsque tu travailles chez toi. Lève-toi régulièrement pour faire quelques pas. Idéalement, tu rythmes ton travail de quelques exercices de gymnastique pour mobiliser tes épaules et ta nuque sans quitter ta chaise. Tu manques d’inspiration? Voilà quelques conseils de la Suva

4. Discute avec les autres. 

En télétravail, chacune et chacun travaille seul-e dans son coin et risque, avec le temps, de se sentir quelque peu isolé-e. S’il est important de garder ses distances dans l’espace, rien ne nous empêche de nous côtoyer virtuellement. Pourquoi, par exemple, ne pas organiser une petite pause-café virtuelle entre collègues? De manière générale, il est recommandé de décrocher plus souvent son téléphone. Cela permet non seulement de limiter les échanges de courriels, mais aussi d’éviter plus d’un malentendu. 

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5. Une équipe, une organisation. 

Pour que le travail en équipe continue de bien fonctionner, il est important de bien s’organiser et de définir des règles contraignantes.  

  • Indique dans ton calendrier quand tu es disponible et quand tu ne l’es pas. En dehors de tes heures de travail, tu n’es nullement tenu-e de prendre des appels téléphoniques professionnels ou encore de traiter tes e-mail ou les messages qui te sont adressés via Teams.  

  • Messagerie électronique, Teams, Skype, Yammer ou WhatsApp? Mettez-vous d’accord sur un canal de communication et définissez une solution de repli. 

  • Il est possible que certaines tâches ne se prêtent pas au télétravail. Dans ce cas, discutez en équipe pour définir de nouvelles priorités. 

6. Exploite au mieux les ressources informatiques. 

  • Coupe ta liaison VPN (Citrix Gateway) pour ne pas surcharger les systèmes commerciaux. Ta connexion Internet normale suffit pour travailler dans les applications Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).  Celles et ceux qui utilisent des applications d’entreprise telles que’ERP, Citrix et Filer sont obligé-e-s d’activer leur VPN temporairement. 

  • Pour les réunions virtuelles, la marche à suivre est la suivante:  

    • utilise Teams et Skype pour les réunions internes (collaboratrices et collaborateurs CFF uniquement); 

    • utilise Skype pour les réunions avec des personnes externes; 

    • pour les réunions virtuelles, demande-toi s’il est nécessaire d’organiser une vidéoconférence ou si une audioconférence suffit. 

N’oublie pas de sourire…

7. Souris et fais preuve de patience.

La situation qui prévaut actuellement en Suisse est sans précédent. Nous devons toutes et tous nous habituer à la nouvelle donne. Fais donc preuve de patience, même si tout ne fonctionne pas immédiatement comme tu le souhaites. Sois indulgent-e lors de la prochaine conférence de ton équipe si tu entends un enfant pleurnicher en arrière-plan et garde ton calme si tout ne va pas aussi vite que d’habitude. Les ressources de nombreuses unités sont limitées, en raison d’absences pour maladie ou garde d’enfant. Nous faisons toutes et tous de notre mieux. N’attends rien et sois prêt-e à tout. En d’autres termes: à situation extraordinaire, mesures extraordinaires et compréhension particulière.