Manuel Bracher lavora presso il settore Manutenzione di FFS Infrastruttura e con il suo team si è avventurato nel mondo di Office 365. Il team impiega ora diverse applicazioni come ad esempio Teams, SharePoint, Planner, Forms, Sway ecc.
Perché investire nelle applicazioni di Office 365?
Office 365 vanta un’ampia gamma di tool estremamente utili per il nostro lavoro quotidiano. Utilizziamo Planner per registrare e controllare le questioni in sospeso e aggiungere punti all’ordine del giorno per le riunioni. Gli incarichi derivanti dall’ordine del giorno possono quindi essere assegnati automaticamente ai responsabili, risparmiando così tempo per l’elaborazione successiva ed evitando canali informativi inutili. Un ulteriore vantaggio è la possibilità di accedere ai dati necessari tramite app Office 365 in mobilità e in qualsiasi momento.
Come avete introdotto Office 365?
Ci siamo resi subito conto che Office 365 rappresenta un grande cambiamento per noi. Una collaboratrice della nostra unità d’affari si è occupata di pianificare l’attuazione e di definire determinati standard. Inoltre ha mantenuto uno scambio regolare con IT, acquisendo le competenze rilevanti. In qualità di interlocutrice principale per l’intero settore aziendale ha assunto una funzione di supporto e consulenza. Le sue conoscenze sono state poi trasmesse ai super user del settore.
Qual è stata la sfida principale e come l’avete affrontata?
Alcuni collaboratori nutrivano dubbi verso le applicazioni di Office 365 e il nuovo metodo di lavoro. I super user dei team hanno però attuato il tutto in modo mirato accompagnando altri collaboratori in questa svolta digitale. Come capoteam, ritengo importante che tutti i collaboratori dispongano delle stesse informazioni e che acquisiscano costantemente nuove conoscenze. Sono necessarie delle regole. Ai contributi nella chat del team si deve aggiungere un «like». In tal modo i collaboratori confermano di aver letto e compreso il contenuto.
Cosa consiglieresti agli altri team per il passaggio al nuovo metodo?
I responsabili dovrebbero dare l’esempio, utilizzare attivamente le applicazioni e integrarle nella vita quotidiana. Una buona organizzazione con persone di riferimento (super user) definite in modo chiaro è per me imprescindibile per un’introduzione positiva di Office 365. Anche delle regole specifiche per la collaborazione in team sono molto utili e necessarie.
Quali sono stati gli aspetti più significativi e quali invece quelli meno interessanti?
La semplice installazione delle app su smartphone e tablet e l’accesso ai documenti in mobilità sono decisamente pratici. Tuttavia, la nota negativa è il lungo tempo necessario per il caricamento e il salvataggio. Inoltre mi sarei aspettato un accompagnamento un po’ più ravvicinato da parte di IT durante l’introduzione di Office 365.
Offerta di consulenza per migrazioni dei filer a Office 365
Continuano a non esservi incarichi aziendali, necessità urgenti o limiti di tempo per il trasferimento dei dati del filer in SharePoint. Se in futuro un team dovesse decidere di lavorare con gli strumenti di Office 365, FFS Informatica suggerisce di ricevere consulenza in merito alla migrazione dei dati e di farsi seguire.
Le consulenze si possono prenotare in Intranet utilizzando il modulo seguente: richiesta di consulenza.