Cinque domande a Karin Amberg sulla creazione del Communication Site

Con Office 365 i collaboratori dispongono di numerose nuove applicazioni. Diversi collaboratori utilizzano già regolarmente queste applicazioni e raccontano le loro esperienze a FFS News. Anche Karin Amberg ha fatto così.

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Karin Amberg è giurista presso Diritto e compliance. Insieme a colleghe e colleghi ha creato la piattaforma «Legal4Legal» sulla base di uno SharePoint Communication Site. «Legal4Legal» è una piattaforma delle conoscenze fatta da giuristi per giuristi e fornisce una panoramica sulle questioni rilevanti delle FFS a proposito di anticorruzione, diritto in materia di acquisti pubblici, protezione dei dati, diritto della proprietà intellettuale e diritto in materia di concorrenza. Inoltre è possibile reperirvi diversi strumenti ausiliari (promemoria, istruzioni ecc.), oltre a informazioni sulla formazione e sugli interlocutori. «Legal4Legal» offre anche possibilità di scambio e dialogo.

Karin, perché avete creato «Legal4Legal»?

Fino ad oggi le conoscenze di base in ambito giuridico erano fortemente legate a singoli specialisti. Grazie a «Legal4Legal», queste conoscenze specifiche sono ora accessibili all’intero team Diritto e compliance in modo centralizzato. Inoltre la digitalizzazione sta avanzando e anche noi giuriste e giuristi vogliamo stare al passo. Per questo motivo utilizziamo le nuove applicazioni anche nel nostro lavoro quotidiano. In questo modo rafforziamo il nostro know-how personale, semplificando al contempo la quotidianità lavorativa.

In che modo avete proceduto?

L’inizio è stato un grande interrogativo. Fortunatamente nello stesso periodo avevamo già avviato un progetto simile: «Legal4You». Allora la capoprogetto, Anna Dürr Müller, mi ha mostrato lo stato intermedio di quel progetto stimolando così la mia creatività. Inoltre, mi ha messa in contatto con il team di ICT Workplace, che mi ha fornito un’ottima consulenza. Una collaboratrice del team di ICT Workplace mi ha fornito una panoramica sugli usi principali di Office 365 e ha verificato se un Communication Site fosse adatto alle nostre esigenze. Poi ho deciso semplicemente di provarci, fedele al motto «Trial and Error». Il contatto personale con l’IT è stato di fondamentale importanza per me e mi ha permesso di fare progressi. Senza questa consulenza, l’attuazione tecnica sarebbe stata molto più complicata per noi.

Perché avete optato per un Communication Site e non per l’Intranet?

Il motivo principale è stato il basso onere amministrativo. Su un Communication Site riusciamo a gestire il tutto autonomamente, ossia ad adattare, cancellare o aggiungere contenuti in ogni istante.

Quali sono state le sfide più grandi?

Purtroppo i materiali di formazione di Microsoft sono stati utili solo in parte durante la creazione. In alcuni casi i video di formazione relativi ai Communication Sites erano piuttosto lunghi e il più delle volte non affrontavano l’effettiva risoluzione di problemi.

Ho usato anche Yammer e ho riscontrato che spesso anche altri collaboratori si trovano davanti a problemi simili. Alcune soluzioni sono emerse proprio in questo modo. Spesso ho trovato anche un altro modo o un workaround per risolvere un determinato problema. Durante la fase creativa mi avrebbe fatto piacere trovare in Intranet più esempi di «Best Practice», ossia idee creative per la creazione di questo genere di pagine. Una cosa importante che ho imparato è quella di riconoscere e accettare i vantaggi e le limitazioni delle applicazioni e muovermi all’interno delle possibilità a disposizione.

Utilizzate anche altre applicazioni di Office 365?

Sfruttiamo Teams e OneNote per diversi progetti interdisciplinari. Questo ci permette di alleggerire l’organizzazione del progetto, l’archiviazione e lo scambio.

Con «Legal4you», Diritto e compliance intende offrire una nuova piattaforma centrale dove i collaboratori delle FFS possono informarsi sui diversi temi in ambito giuridico. A seconda dell’argomento, i collaboratori hanno a disposizione domande e risposte, informazioni sulla formazione, modelli di documenti e link. La piattaforma raccoglie informazioni da diversi canali. Ciò consente ai collaboratori di accedere rapidamente e facilmente alle informazioni desiderate. «Legal4you» è attualmente in fase di allestimento.

SharePoint Communication Sites:

  • È particolarmente indicato per presentare un progetto, un team o un tema sotto forma di pagine web e pubblicarne i relativi contenuti.

  • Per contenuti rilevanti esclusivamente per singoli comparti delle FFS.

  • Non esistono linee guida riguardo al contenuto della pagina; in qualità di titolare dei siti, ne sei responsabile personalmente. Le pagine possono essere curate indipendentemente dai redattori dell’Intranet.

  • Non è necessaria la traduzione nelle tre lingue aziendali. In caso di necessità di plurilinguismo occorre utilizzare l’Intranet.

  • I Communication Sites si trovano tramite la Ricerca in SharePoint, ma non con la ricerca in Intranet.