1. Fare tutto come in ufficio, o almeno quasi.
Facendo home office il tuo posto di lavoro si trasferisce nelle quattro mura domestiche. Vita privata e lavoro si mescolano, almeno per quanto riguarda gli spazi. Affinché tutto funzioni anche dal punto di vista mentale ed emotivo, organizzati nel modo seguente:
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stabilisci chiaramente gli orari di lavoro e i momenti liberi; mantieni aggiornato il tuo calendario Outlook in modo tale che sia chiaro quando sei raggiungibile. Concentrati su una sola cosa e fai una netta distinzione tra quando lavori per le FFS e quando ti occupi della casa;
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prevedi delle pause, come una breve pausa caffè ogni tanto;
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gestire la corrispondenza in pigiama sul divano può sembrare allettante, ma riuscirai a separare i due ambiti e a organizzarti meglio se ti prepari come se dovessi lavorare in ufficio.
2. Allestire un ufficio confortevole.
L’ideale è avere una stanza separata dove organizzare la propria postazione di lavoro. Se ciò non fosse possibile in così poco tempo, fai in modo di avere una postazione di lavoro il più ergonomica possibile:
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posiziona il tuo schermo in modo che la luce provenga lateralmente;
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se possibile, lavora con uno schermo, una tastiera e un mouse. In linea di principio, oltre al computer portatile, le FFS non mettono a disposizione altro materiale ICT per il telelavoro. A causa della pandemia di coronavirus, in caso di comprovata necessità, questi strumenti di lavoro possono essere utilizzati temporaneamente per il telelavoro con il consenso dei superiori;
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ecco come procedere in questo caso:
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segnala la tua esigenza tramite questa «richiesta di autorizzazione». Solo quando la tua richiesta sarà stata approvata dal tuo superiore potrai portare a casa gli strumenti necessari;
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se hai già portato a casa tali strumenti, devi chiedere un’autorizzazione retroattivamente.
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3. Muoviti spesso.
Come dice il proverbio: «Chi si ferma, è perduto!». La probabilità di «restare fermi» è solitamente maggiore se si lavora da casa: non c’è più il tragitto casa-lavoro e anche tutti gli altri spostamenti sono più brevi.
Fai in modo, soprattutto se lavori da casa, di fare sufficiente movimento. Alzati ogni tanto e fai qualche passo. Idealmente, inserisci nella tua quotidianità lavorativa un paio di esercizi per le spalle e la nuca che puoi eseguire da seduto. Vuoi un po’ d’ispirazione? Ecco un paio di suggerimenti della Suva.
4. Parlare, parlare, parlare.
Lavorando da casa ognuno lavora per conto suo, e a lungo andare ci si può sentire soli. La distanza sociale riguarda solo il contatto all’interno di uno spazio: virtualmente tutto è possibile. Che ne diresti di un appuntamento virtuale per un caffè tra colleghi? In generale, si raccomanda di alzare il telefono più spesso. Ciò riduce l’afflusso di e-mail e il rischio di malintesi.
5. Un team, un’organizzazione uniforme.
Per poter funzionare al meglio come team, è importante che vi organizziate bene e che stabiliate delle regole vincolanti:
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inserisci nel tuo calendario quando sei raggiungibile e quando non sei disponibile. Al di fuori dell’orario di lavoro non devi rispondere né a telefonate né ad e-mail o messaggi di Teams;
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Teams, Skype, Mail, Yammer oppure WhatsApp? Accordatevi su un canale di comunicazione e definite eventualmente una soluzione alternativa;
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alcuni lavori potrebbero non essere adatti per l’attuale fase di telelavoro. Discutete nel team quali attività occorre ridefinire.
6. Utilizza gli strumenti IT nel miglior modo possibile.
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Aggiornamento del 18.5.2020: D’ora in poi non è più necessario disattivare manualmente la connessione VPN tramite Citrix Gateway. In futuro lascia la connessione VPN sempre attiva. All’avvio del tuo dispositivo la connessione VPN verrà automaticamente stabilita.
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Disattiva il collegamento VPN (Citrix Gateway) per non sovraccaricare i sistemi aziendali. Per lavorare nelle applicazioni Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) è sufficiente un normale collegamento Internet. Chi utilizza altre applicazioni aziendali, come ad esempio ERP, Citirix e Filer, deve utilizzare VPN temporaneamente. -
Per le riunioni virtuali utilizza gli strumenti nel modo seguente:
7. Sorridi e sii paziente.
La Svizzera è in stato di emergenza. Tutti devono abituarsi a questa nuova situazione. Sii paziente anche se non tutto funziona immediatamente. Sii paziente se nella prossima conferenza di team senti un bambino piangere e rimani calmo se la riunione non procede così velocemente come al solito. In molti settori le risorse sono limitate a causa di collaboratori in malattia o impegnati nella cura dei figli. Ognuno fa del suo meglio. Non aspettarti nulla e aspettati di tutto. In altre parole, le situazioni eccezionali richiedono misure eccezionali… e una comprensione eccezionale.