En bref, S/4 CFF est un nouveau logiciel de SAP que les CFF vont introduire à la place de SAP R/3 dans les années à venir. Pourquoi? Parce la société SAP cessera bientôt de prendre en charge la version R/3.

Même si cela peut sembler pénible et fastidieux, ce changement présente aussi des avantages. Le remplacement de l’ancien logiciel permet d’harmoniser les processus et de standardiser les systèmes. Avec S/4 CFF, nous hébergeons nos données dans une nouvelle «maison» commune où tous les membres du personnel gèrent les données relatives à leurs finances, processus divisionnels, achats et logistiques de manière transversale et systématique. Dans l’esprit de notre devise OneCFF.

Les CFF ont besoin de S/4 CFF, non seulement en tant que nouveau système SAP, mais aussi pour simplifier les processus des unités d’affaires, et générer au bout du compte une valeur ajoutée pour la clientèle. De plus, le programme joue un rôle essentiel dans l’atteinte des objectifs financiers à long terme du programme d’efficacité M6K, grâce auquel les CFF entendent économiser six milliards de francs d’ici à 2030.

Non, S/4 CFF n’est pas qu’un nouveau logiciel.
«De nombreux thèmes sont repensés et d’anciennes habitudes remises en question. Il en résulte une plateforme nouvelle et «saine», qui n’est plus divisionnelle, mais transversale à toute l’entreprise, et sur laquelle nous pouvons mettre en œuvre, simplifier, unifier, harmoniser et rendre plus flexibles des processus et applications selon une approche nouvelle et orientée vers l’avenir.», explique Kaya Yumusaklar, manager de programme.

En d’autres termes, S/4 CFF engendre un changement culturel et d’importantes modifications dans la collaboration. C’est pourquoi le programme S/4 CFF a été créé.

Dominik Wälti, Product Owner du processus sur les créances, déclare: «Il faut du courage pour se défaire des vieilles habitudes et des processus inefficaces.»

De nouvelles habitudes doivent venir les remplacer pour améliorer l’efficacité au niveau de l’entreprise dans son ensemble. Le système fournit les bases pour y parvenir et le programme repose sur celles-ci.

Parce que nous souhaitons que «la même chose soit faite de la même manière» partout. Les CFF sont une grande entreprise et au cours du temps, des processus variés ont été mis en place dans des divisions et des unités centrales, alors même qu’ils traitaient la même chose. Tous ces processus individuels compliquent la collaboration et empêchent l’exploitation ferroviaire d’être efficace. C’est exactement ce que nous souhaitons changer en harmonisant les processus avec le nouveau logiciel de SAP. Parallèlement, les processus en général seront adaptés sur la base des normes SAP ou des nouvelles fonctionnalités. Les processus sont, par conséquent, au cœur de S/4 CFF.

Travailles-tu de temps à autre, voire de manière approfondie, avec SAP? Si oui, il est fort probable que le passage à S/4 CFF te concerne. Au total, environ deux tiers du personnel seront impactés par le changement. Près de 20 000 membres du personnel travaillent quotidiennement avec le système, certains beaucoup plus que d’autres.

Le calendrier relatif à l’introduction progressive dans les «unités de réalisation», abrégées UR, est déjà fixé. Cependant, les collaboratrices et collaborateurs seront informés uniquement lorsque S/4 sera mis en place dans leur unité. Les informations importantes et les liens vers les documents de formation seront communiqués en temps utile par les cadres.

Pour l’heure, seule Infrastructure Énergie a commencé à introduire progressivement S/4. D’autres divisions et unités suivront au cours des prochaines années.

Environ huit semaines avant la mise en service, les utilisatrices et utilisateurs reçoivent par e-mail des informations personnalisées sur les parcours d’apprentissage spécifiques aux rôles dans le Learning Management System (LMS).

D’ailleurs, les parcours d’apprentissage et leur contenu pédagogique sont préparés de manière individuelle, en fonction de l’unité d’affaires et du rôle. Chaque parcours d’apprentissage comprend trois modules: une formation sur les premiers pas dans S/4 CFF, des bases spécialisées et spécifiques aux rôles, et un approfondissement des connaissances incluant des instructions pas à pas.

Non, personne ne va rester assis·e huit heures d’affilée dans une salle pour suivre la formation S4/CFF.

La plupart des formations sont virtuelles, mais des formations seront aussi organisées sur place pour certains domaines. La règle d’or est la suivante: si le groupe cible n’a encore jamais utilisé SAP ou doit travailler avec un nouveau processus commercial, une formation est organisée sur place avec une formatrice ou un formateur.

En revanche, chacun·e est libre de s’attribuer les apprentissages en ligne sur une période donnée.

Rolf Häfeli, responsable de site chez Maintenance Énergie, a déjà terminé les formations. Il juge les enregistrements très utiles: «En cas de doute, on peut les ouvrir sur un deuxième écran à côté, et travailler directement dans le système en avançant étape par étape. Ainsi, on est sûr de ne rien oublier, et on peut vérifier à tout moment dans le système que tout est correct».

Après les formations, tu ne seras pas livré·e à toi-même non plus. Les deux premiers mois suivant l’introduction de S/4 CFF, le programme propose une aide renforcée. Ensuite, il existe de nombreuses aides, comme le portail de connaissances S/4 CFF, l’assistant en ligne «SAP Companion», les champions S/4 présents sur place, ainsi que la communauté des utilisatrices et utilisateurs qui permet d’échanger avec ses pairs et des spécialistes. En cas de problèmes techniques, le support informatique peut bien-entendu te venir en aide.

Tu trouveras un recueil de toutes les aides sur le site de communication de S/4 CFF, à la rubrique d’aide.

Si tu n’as pas encore entendu parler de ce changement, il y a de fortes chances qu’il ne te concerne pas (encore) d’ici à 2024.

Malgré tout, en arrière-plan, la planification bat son plein. D’après les prévisions, deux autres unités devraient passer à S/4 CFF début 2025: les divisions Immobilier et Marché Voyageurs travaillent déjà sans relâche aux préparatifs. Les autres unités devraient passer progressivement au nouvel environnement SAP au cours des prochaines années.

S’agissant du calendrier et du budget global, le projet avance sur une ligne de crête. La direction du programme a donc été chargée de réévaluer la planification à l’horizon 2025. Sont concernées par le passage à S/4 les unités Production Voyageurs et Infrastructure réseau, ainsi que les unités centrales.

Le résultat est attendu à l’automne 2023. C’est sur cette base que sera effectuée la planification pour CFF Cargo et les autres filiales.

Le site de communication «S/4 CFF – Le voyage dans notre nouvelle maison numérique» publie en continu des informations sur S/4 CFF et te permet, à la rubrique «News» (seulement en allemand), de t’abonner à «S/4 Update», c’est-à-dire aux mises à jour sur S/4.

Toutes les manifestations figurent dans le calendrier S/4 (seulement en allemand). Tu y trouveras, par exemple, S/4 Update live, une séance d’information régulière de 45 minutes animée par le responsable du programme. Il existe également un canal S/4 Yammer et plusieurs communautés spécialisées.