Lancement de S/4 aux CFF

Innovation

Structure plutôt que flux de données: la clarté grâce à un système IT.

L’objectif de «S/4 CFF» est d’adapter les processus, les systèmes obsolètes et les procédures d’harmonisation complexes. Immobilier et Marché P utilisent le nouveau système SAP depuis janvier 2025. De nouvelles unités représentant près de deux tiers du personnel suivront progressivement. Quel est l’impact au quotidien?

Patrizia Bartolotti, Fujane Shahin (Texte), SBB/CFF/FFS, KEYSTONE-SDA / Christian Beutler (Photos)
Publié le 14.01.2025, Durée de lecture 8 minutes

Un homme regarde un ordinateur. Il porte un casque.

Pense à un orchestre dans lequel les trompettistes jouent une mélodie et les violonistes une autre. Ni chef d’orchestre, ni coordination – la cacophonie est au programme. Difficile à imaginer? C’est le cas avec de nombreux processus aux CFF. Les données et processus sont répartis sur d’innombrables systèmes sans grande communication. Il en résulte des méthodes de travail laborieuses, inefficaces et peu organisées.

C’est là qu’intervient «S/4 CFF», le programme de transformation qui vise à garantir une harmonie. Il s’agit du programme central des CFF visant à coordonner les processus, à les mettre en réseau de manière transversale et à les rendre plus efficaces. L’une des principales étapes est l’introduction du nouveau logiciel «S/4» de SAP en remplacement du «R/3» obsolète. Si «S/4» pose les bases technologiques, le programme «S/4 CFF» va plus loin en assurant non seulement l’introduction du nouveau logiciel, mais aussi l’adaptation et la modernisation optimales des processus connexes.

Quatre personnes sont assises à une table bleue avec un ordinateur et travaillent. — «S/4» a été introduit au 1 janvier 2025 dans la division Immobilier et …

Trois hommes au travail devant des écrans au poste directeur Énergie. — Chez Infrastructure Energie, «S/4» a été introduit avec succès en juillet 2023.

Réunion de trois personnes en extérieur sur un chantier. — L'introduction du logiciel «S/4» concerne environ 20 000 collaborateurs et sera mise en œuvre progressivement dans toutes les divisions et unités du groupe d'ici 2028.

Réduction des interfaces, optimisation de la vue d’ensemble

Immobilier et Marché P utilisent le nouveau système depuis début 2025 et profitent ainsi de processus plus efficaces. Cette amélioration permet de réduire les coûts et contribue à maîtriser les défis financiers des CFF. Le coup d’envoi a été donné en juillet 2023 par le secteur «Infrastructure Énergie», qui a été le premier à introduire le nouveau système «S/4» de SAP, posant ainsi les jalons du virage numérique.

«S/4» est bien plus qu’un remplacement technologique. Il regroupe des applications sur une plate-forme centralisée, réduit le nombre d’interfaces et apporte de la clarté. Exemple: au sein d’Immobilier, les données sur les biens-fonds et les bâtiments étaient auparavant gérées dans plusieurs systèmes, d’où des incohérences et des doublons. «S/4» propose une base de données homogène qui est utilisée par l’ensemble du personnel et permet donc de gagner du temps tout en prévenant les erreurs.

Différence entre «S/4» et «S/4 CFF»

Aux CFF, «S/4» désigne le logiciel, tandis que «S/4 CFF» couvre l’ensemble de la transformation, dont les adaptations de processus et de systèmes.

Moins d’erreurs, plus d’orientation clientèle

«S/4 CFF» permet non seulement d’uniformiser les processus, mais aussi de les optimiser à l’échelle des unités. L’avantage est évident: moins de doublons, moins de sources d’erreurs et une collaboration plus efficace dans l’esprit de OneCFF. Pour près des deux tiers de l’effectif, il en découle des changements perceptibles au quotidien qui se traduisent par une meilleure coordination et des processus plus efficaces.

Outre «S/4 CFF», les CFF investissent dans deux autres programmes centraux de numérisation: «Traffic Management System» (TMS) et «Planification intégrée de la production» (IPP). Ensemble, ils forment la base d’une collaboration interdivisionnelle en réseau. Tout cela a un but précis: simplifier les processus, les rendre plus flexibles et renforcer l’efficacité de l’exploitation ferroviaire pour que les CFF puissent répondre aux exigences du futur et se concentrer davantage sur les besoins de leur clientèle.

Tu trouveras de plus amples informations sur ces programmes et leur interdépendance dans l’article des CFF News intitulé «Trois programmes de transformation simplifient le travail quotidien».

«S/4 CFF» en bref

Qu’est-ce que «S/4 CFF» et pourquoi les CFF en ont-ils besoin?

«S/4» est le logiciel qui relie tous les processus commerciaux des CFF. Le système «R/3» utilisé jusqu’ici sera désactivé par le fabricant et doit donc être remplacé. De plus, les CFF utilisent actuellement une multitude de systèmes différents, par exemple pour la répartition du personnel ou la comptabilité. «S/4» permet de les regrouper et d’augmenter l’efficacité des processus de travail. Mais un système seul ne suffit pas – une bonne introduction est essentielle. Tel est l’objectif du programme «S/4 CFF».

Ce programme coordonne l’introduction du nouveau système et veille à ce que les processus de travail au sein des CFF soient parfaitement harmonisés. En effet, les CFF sont une grande entreprise et, au fil des ans, de nombreux processus se sont développés, couvrant parfois différentes divisions et unités centrales, même pour des tâches identiques en tous points. Le nouveau système commun et son degré élevé de standardisation permettront de réduire les charges et les coûts.

Les CFF ont donc besoin de «S/4 CFF» non seulement en tant que nouveau système SAP, mais aussi pour simplifier les processus de toutes les unités d’affaires et générer une plus-value pour la clientèle. Par ailleurs, le programme joue un rôle essentiel dans la réalisation des objectifs financiers à plus long terme du programme d’efficacité M6K.

«S/4 CFF» n’est-il qu’un nouveau logiciel?

Non, «S/4 CFF» n’est pas qu’un nouveau logiciel. Kaya Yumusaklar, manager de programme, nous l’explique: «De nombreux thèmes sont repensés et les vieilles ficelles sont coupées. Il en résulte une nouvelle plate-forme «propre» globale plutôt que divisionnelle, sur laquelle nous mettons en œuvre, simplifions, uniformisons et flexibilisons les processus et applications de manière inédite et prospective».

En d’autres termes, «S/4 CFF» induit un changement culturel et d’importantes modifications dans la collaboration. De nouvelles habitudes doivent être prises pour améliorer l’efficacité au niveau de l’entreprise dans son ensemble. Le système fournit les bases pour y parvenir et le programme se repose sur celles-ci.

Suis-je concerné·e par «S/4 CFF»?

Travailles-tu de temps à autre, voire de manière approfondie, avec SAP? Si oui, il est fort probable que «S/4 CFF» te concerne. Au total, environ deux tiers du personnel seront impactés par le changement. Près de 20 000 personnes travailleront quotidiennement avec le système, certaines beaucoup plus que d’autres.

Le calendrier relatif à l’introduction progressive dans les «unités de réalisation», abrégées UR, est déjà fixé. Cependant, les collaborateurs et collaboratrices seront informés uniquement lorsque le système sera mis en place dans leur unité. Les informations importantes et les liens vers les documents de formation seront communiqués en temps utile par les cadres.

Quand saurai-je si j’ai besoin d’une formation à «S/4 CFF»?

Environ huit semaines avant la mise en service, les utilisateurs et utilisatrices recevront par e-mail des informations personnalisées sur les parcours d’apprentissage spécifiques aux rôles dans le Learning Management System (LMS).

Bon à savoir: les parcours d’apprentissage et leur étendue sont préparés individuellement, en fonction de l’unité d’affaires et du rôle. Chaque parcours d’apprentissage comprend trois modules: une formation sur les premiers pas dans S/4 CFF, des bases spécialisées et spécifiques aux rôles, et un approfondissement des connaissances incluant des instructions pas à pas.

Faut-il, pendant la formation, écouter pendant huit heures?

Non, personne ne restera huit heures d’affilée dans une salle pour suivre la formation «S/4 CFF».

La plupart des formations sont virtuelles, mais des formations seront aussi organisées sur place pour certaines unités. La règle est la suivante: si le groupe cible n’a encore jamais utilisé SAP ou doit travailler avec un nouveau processus commercial, une formation est organisée sur place avec un formateur ou une formatrice.

En revanche, chacun·e est libre de s’attribuer les apprentissages en ligne sur une période donnée.

Vais-je bénéficier d’un soutien même après la formation?

Après les formations, tu ne seras pas livré·e à toi-même. Le programme proposera une aide renforcée dans les deux premiers mois suivant l’introduction de «S/4 CFF». D’autres options seront ensuite mises à ta disposition, comme le portail de connaissances «S/4 CFF», l’assistant en ligne «SAP Companion», le soutien des champions «S/4» sur place ou la User Community, qui te permet d’échanger avec des collègues, experts et expertes. En cas de problèmes techniques, le support informatique pourra bien entendu te venir en aide.

Tu trouveras un recueil de toutes les aides sur le site de communication de «S/4 CFF», option de menu «Où trouver de l’aide?».

Quand mon unité sera-t-elle concernée?

Si tu n’as pas encore entendu parler de ce changement, il y a de fortes chances qu’il ne te concerne pas (encore).

Le travail de planification se poursuit sans relâche en coulisses. Le nouvel environnement SAP a déjà été mis en œuvre avec succès au sein d’Immobilier, d’Infrastructure Énergie et de Marché P. Le passage au nouveau système est prévu d’ici à 2027 pour Production P et Infrastructure Réseaux, et à 2028 pour les unités centrales.

Où puis-je obtenir une vue d’ensemble et comment puis-je me tenir au courant?

La page du site de communication de «S/4 CFF – Le voyage dans notre nouvelle maison numérique», te propose des informations actuelles sur «S/4 CFF». Tu peux d’abonner à «S/4 Update» dans la section «News» du site de communication (seulement en allemand).

La page SharePoint Calendrier «S/4» (seulement en allemand) propose une liste de toutes les manifestations destinées aux personnes intéressées. Tu y trouveras, par exemple, la «S/4 Update live», une séance d’information régulière de 45 minutes animée par le responsable du programme. Il existe également un canal «S/4» sur Viva Engage (seulement en allemand) ainsi que diverses communautés spécialisées.

ComSite: Le voyage dans notre nouvelle maison numérique

Article CFF News: «Trois programmes de transformation simplifient le travail au quotidien»

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