In breve, S/4 FFS è un nuovo software SAP che sarà introdotto dalle FFS nei prossimi anni in sostituzione del software R/3, ormai datato. Il motivo? SAP ritirerà presto la versione R/3.

Quello che sembra un processo faticoso e impegnativo, tuttavia, ha anche i suoi vantaggi: con la sostituzione del vecchio software, infatti, i processi vengono armonizzati e i sistemi standardizzati. Con S/4 FFS, i nostri dati vengono trasferiti in una nuova «casa» comune, dove tutto il personale potrà utilizzarli in modo uniforme in tutti i settori, dalle finanze agli acquisti, dalla logistica ai processi specifici di ogni settore. Così saremo davvero «OneFFS».

Le FFS hanno quindi bisogno di S/4 FFS non solo come nuovo sistema SAP, ma anche per semplificare i processi di tutti i settori aziendali e, in ultima analisi, per generare un valore aggiunto per la clientela. Inoltre, il programma contribuisce in modo significativo al raggiungimento degli obiettivi finanziari a lungo termine di M6K, il programma di miglioramento dell’efficienza che farà risparmiare alle FFS un totale di sei miliardi di franchi svizzeri da qui al 2030.

No, S/4 FFS non è solo un nuovo software.
Ce lo spiega il manager del programma, Kaya Yumusaklar: «Molti temi sono stati ripensati e le vecchie abitudini sono state abbandonate. Nasce così una nuova piattaforma più "pulita" per tutta l’azienda, invece che per le singole Divisioni, grazie alla quale potremo implementare processi e applicazioni in modo nuovo e orientato al futuro, semplificandoli, standardizzandoli e rendendoli più flessibili.»

Ciò significa che S/4 FFS innesca un cambiamento culturale e porta a grandi sviluppi in termini di collaborazione. Questo è l’obiettivo del programma S/4 FFS.

Dominik Wälti, Product Owner del processo Forderungen (Crediti), osserva: «Ci vuole coraggio per abbandonare le vecchie abitudini e i processi inefficienti.»

È necessario sostituire queste consuetudini con altre nuove, in modo da ottenere una maggiore efficienza per tutta l’azienda. Il sistema funge da base, il programma si sviluppa a partire da esso.

Perché vogliamo «fare le stesse cose allo stesso modo». Le FFS rappresentano un’azienda di grandi dimensioni e nel corso del tempo è emersa un’ampia varietà di processi – anche per le stesse attività – tra le Divisioni e i Settori centrali. La singolarità dei processi rende difficile la collaborazione e compromette l’efficienza dell’esercizio ferroviario. Questo è esattamente ciò che vogliamo cambiare con l’armonizzazione dei processi nel nuovo software SAP. Allo stesso tempo, i processi vengono adattati in maniera generale agli standard SAP o alle nuove funzionalità. Ecco perché i processi sono al centro di S/4 FFS.

Lavori occasionalmente o in maniera più frequente con SAP? Se sì, è molto probabile che il passaggio a S/4 FFS ti riguarderà. Nel complesso, il cambiamento interesserà circa due terzi del personale. Si tratta quindi di circa 20 000 collaboratrici e collaboratori che operano quotidianamente con il sistema, anche se non tutti con la stessa intensità.

Il calendario per l’introduzione graduale nelle cosiddette unità di realizzazione (UR) è già stato fissato, ma il personale sarà informato solo in occasione dell’avvio effettivo. Le informazioni importanti e i link alla documentazione didattica saranno comunicati tempestivamente dai dirigenti.

Finora il settore Energia di Infrastruttura è stato l’unico a iniziare con l’introduzione graduale, mentre altre Divisioni e settori seguiranno nei prossimi anni.

Gli utenti riceveranno personalmente via e-mail informazioni sui percorsi di apprendimento specifici per il loro ruolo nel Learning Management System (LMS) circa otto settimane prima del go live.

Inoltre, i percorsi di apprendimento e i loro contenuti sono preparati individualmente, a seconda del settore aziendale e del ruolo. Ogni percorso di apprendimento è suddiviso in tre moduli: «S/4 FFS Introduzione», «Basi specifiche per l’ambito specialistico e i ruoli» e «Conoscenze approfondite con istruzioni passo-passo specifiche per il ruolo».

No, nessuno trascorrerà otto ore di fila in un’aula di formazione per S/4 FFS.

La maggior parte dei corsi sarà in formato digitale, ma ci sono anche settori per i quali è prevista una formazione in loco. Come regola generale: se i destinatari non hanno mai lavorato con SAP o devono acquisire un nuovo processo aziendale, la formazione si svolge in loco con i formatori.

I corsi digitali di e-learning, invece, possono essere programmati liberamente entro un certo periodo di tempo.

Rolf Häfeli, responsabile di sede del settore Manutenzione energia, ha già completato i corsi di formazione e ritiene che le registrazioni siano molto utili: «In caso di dubbi, è possibile aprire la formazione su un secondo schermo e lavorare al tempo stesso nel sistema live seguendo i passaggi. In questo modo non si dimentica nulla e si possono riguardare le istruzioni in qualsiasi momento».

Anche dopo la formazione il personale non sarà lasciato a sé stesso. Nei primi due mesi dall’introduzione di S/4 FFS, il programma offre un supporto potenziato. Dopodiché saranno disponibili molti altri ausili, tra cui il portale delle conoscenze S/4 FFS, l’assistente online «SAP Companion», il supporto dei campioni S/4 in loco e la User Community per lo scambio di idee con altri utenti ed esperti. In caso di problemi tecnici, il supporto IT è ovviamente a disposizione.

Una raccolta di tutti gli strumenti ausiliari è disponibile sul sito di comunicazione S/4 FFS alla voce «Dove posso trovare aiuto?».

Se non ne hai ancora sentito parlare, è probabile che non sarai interessato dal passaggio al nuovo sistema fino al 2024.

Dietro le quinte, però, la pianificazione è in pieno svolgimento. Si prevede infatti che altri due ambiti implementeranno S/4 FFS all’inizio del 2025: Immobili e Mercato Viaggiatori stanno già lavorando intensamente ai preparativi. Gli altri settori dovrebbero passare progressivamente al nuovo ambiente SAP nei prossimi anni.

Il progetto è in una situazione critica in termini di scadenze e di budget complessivo. Pertanto, la direzione del programma è stata incaricata di rivalutare la pianificazione nell’orizzonte temporale a partire dal 2025. Ciò riguarda il passaggio di Produzione Viaggiatori, Infrastruttura Rete e i Settori centrali.

Il risultato è previsto per l’autunno 2023, e su questa base si concretizzerà poi la pianificazione di FFS Cargo e delle altre società affiliate.

Sul sito di comunicazione «S/4 FFS: il viaggio verso la nostra nuova casa digitale» sono disponibili le informazioni più recenti. Nella sezione «News» del sito di comunicazione (solo in tedesco) è possibile abbonarsi a «S/4 Update».

Tutti gli eventi per le persone interessate sono elencati nel calendario S/4 (solo in tedesco). Uno di questi è «S/4 Update live», una sessione informativa di 45 minuti tenuta a cadenza regolare dal responsabile del programma. Esiste anche un canale Yammer a tema S/4 e varie comunità specifiche per ogni ambito.