La pianificazione

Per i grandi eventi, l’organizzazione dei viaggi di andata e ritorno inizia con circa tre anni di anticipo rispetto all’evento stesso, e a volte ancora prima. Il team del Management degli eventi FFS gestisce tutte le manifestazioni, in genere circa 1000 all’anno. Tuttavia, le FFS sono coinvolte come partner di trasporto «solo» in 250 eventi. Per i quattro «top event» di quest’anno, il Management degli eventi si occupa anche della direzione globale del progetto. Gli altri eventi sono gestiti da RailAway, società affiliata delle FFS, e dalle unità che si occupano della commercializzazione o della clientela aziendale per il traffico viaggiatori.

Il calcolo del prezzo

Se un organizzatore di eventi vuole promuovere spostamenti sostenibili, può includere nel biglietto d’ingresso il viaggio di andata e ritorno con i mezzi pubblici, indipendentemente dal luogo di provenienza. Naturalmente, in questo caso, deve fornire un compenso alle ferrovie per questo servizio di trasporto. Le FFS addebitano all’organizzatore un prezzo unitario a persona. Per la maggior parte degli eventi, tuttavia, il trasporto pubblico non è incluso nel biglietto d’ingresso: ciò significa che i visitatori hanno a disposizione treni speciali, ma pagano il prezzo del biglietto normale. Tutti gli eventi sono preziosi per le FFS perché portano più persone a utilizzare i treni, tra cui molti viaggiatori occasionali. È un’opportunità per farli appassionare ai trasporti pubblici.

Gli eventi di quest’anno in cifre

• Campo federale del Movimento Scout Svizzero (dal 23 luglio al 6 agosto) nel Goms con 31'000 scout e 30'000 visitatori. FFS: 80 treni speciali, Matterhorn Gotthard Bahn: 340 treni speciali, AutoPostale: 1350 autobus
• Festa federale di lotta svizzera e giochi alpestri (dal 26 al 28 agosto) a Pratteln con 300'000 visitatori. FFS: 100 treni speciali
• Campionato delle professioni SwissSkills (dal 7 all’11 settembre) a Berna con 120'000 visitatori. FFS: circa 30 treni speciali.
• Campionato mondiale di unihockey maschile (dal 5 al 13 novembre) a Zurigo e Winterthur con 80'000 visitatori. FFS: 4 treni speciali
• 13 concerti negli stadi per un totale di oltre 700'000 visitatori; complessivamente 70 treni speciali
• Numerosi altri eventi come festival all’aperto, feste cantonali di ginnastica, Street Parade
• Anniversario dei 175 anni di ferrovie svizzere con cinque weekend di festeggiamenti

Il piano dei trasporti

In base al numero di persone che partecipano a un evento e alle località da cui partono, viene creato un piano nel quale si specifica, ad esempio, quanti treni e autobus speciali verranno utilizzati e quali treni regolari dovranno essere rafforzati con carrozze supplementari. A tal fine, le FFS collaborano con altre aziende di trasporto come AutoPostale SA.

I dati relativi ai biglietti venduti forniscono informazioni sul flusso e sulla regione di provenienza dei visitatori. Naturalmente non tutti coloro che hanno acquistato un biglietto per un evento viaggeranno in treno, ma i valori dettati dall’esperienza aiutano a stimare il numero di utenti della ferrovia.

I treni

Una volta chiarito il numero di persone da trasportare, occorre mettere a disposizione i treni necessari. Più sono i visitatori, più è importante utilizzare veicoli con grande capacità. Occorre considerare che in alcuni giorni sono già regolarmente in circolazione molti treni delle FFS. Gli eventi più facili da gestire sono quelli del fine settimana: data l’assenza di pendolari, ci sono abbastanza treni disponibili per chi prende parte a festival o concerti.

Le tracce d’orario

Tutti i treni hanno bisogno di una traccia, ovvero dell’autorizzazione a percorrere una specifica tratta in un determinato momento. La rete ferroviaria svizzera è già estremamente occupata dal traffico regolare di viaggiatori e merci e i numerosi cantieri ne limitano ulteriormente le capacità. Per questo motivo, è difficile trovare spazio per convogli aggiuntivi in occasione di eventi: i treni regolari e i treni merci di FFS Cargo hanno la priorità. Inoltre, i treni speciali devono comunque essere pratici: un collegamento che impiegasse molto più tempo di un treno normale, ad esempio poiché circola su un percorso speciale, difficilmente verrebbe utilizzato dalla clientela.

Il personale

Una volta che i treni sono stati definiti e integrati nell’orario, occorre pianificare assistenti clienti e personale di locomotiva. Inoltre, è necessario gestire le folle che escono o entrano in stazione prima e dopo il grande evento. Qui entra in gioco il personale FFS con giubbotti catarifrangenti di colore giallo, e assicura che siano mantenute le distanze di sicurezza dai binari e che il flusso di visitatori si muova nella giusta direzione. Infine, un aspetto molto importante: il personale è a disposizione per eventuali informazioni.

Le stazioni

Anche le stazioni devono essere incluse nella pianificazione dei grandi eventi. Nella maggior parte dei casi, è necessario disporre la segnaletica per indicare ai visitatori la strada da seguire. In occasione di grandi manifestazioni, come la Festa federale di lotta svizzera e giochi alpestri, la stazione della località in cui si svolge l’evento viene allestita a festa. Potrebbe inoltre essere necessario tenere aperti più a lungo i servizi igienici e pulirli più frequentemente. In più, alcuni esercenti modificano gli orari di apertura.

La comunicazione

Anche i migliori treni speciali sono inutili, se i visitatori non ne sono a conoscenza: la clientela deve quindi essere informata dell’offerta. Ad esempio, su Panoramica dell'evento sono disponibili tutte le informazioni utili per le manifestazioni. I treni speciali sono indicati anche nell’orario online. Infine, anche il personale delle FFS agli sportelli e a bordo deve essere a conoscenza dei treni speciali e dei servizi di trasporto organizzati per un evento; in particolare, gli assistenti clienti devono sapere quali biglietti sono validi per l’andata e il ritorno.