Bei der SBB bezeichnet «S/4» die Software, während «S/4 SBB» die gesamte Transformation umfasst, einschliesslich Prozess- und Systemanpassungen.

«S/4» ist die Software, die sämtliche Geschäftsprozesse der SBB miteinander verknüpft. Das bisher genutzte System «R/3» wird durch den Hersteller abgeschaltet und muss daher ersetzt werden. Zudem nutzt die SBB derzeit eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme, beispielsweise für die Personaleinteilung oder die Buchhaltung. Mit «S/4» können diese systemübergreifend vereint und Arbeitsabläufe effizienter gestaltet werden. Doch ein System allein reicht nicht aus – die richtige Einführung ist entscheidend. Genau dafür sorgt das Programm «S/4 SBB».

Das Programm «S/4 SBB» koordiniert die Einführung des neuen Systems und stellt sicher, dass alle Arbeitsprozesse innerhalb der SBB optimal aufeinander abgestimmt sind. Denn die SBB ist ein grosses Unternehmen, und über die Jahre haben sich vielfältige Prozesse entwickelt – teils über verschiedene Divisionen und Konzernbereiche hinweg, selbst bei genau gleichen Aufgaben. Durch das neue gemeinsame System mit hohem Standardisierungsgrad werden sowohl Aufwand als auch Kosten gesenkt.

Die SBB braucht «S/4 SBB» also nicht nur als neues SAP System, sondern auch um die Abläufe aller Geschäftsbereiche einfacher zu gestalten und schliesslich einen Mehrwert für Kund:innen zu generieren. Zudem spielt das Programm einen wesentlichen Faktor in der Erreichung der längerfristigen, finanziellen Ziele des Effizienzprogramms M6K.

Nein, «S/4 SBB» ist nicht nur eine neue Software. Programm-Manager Kaya Yumusaklar erklärt bildlich: «Viele Themen werden neu gedacht und alte Zöpfe abgeschnitten. Es entsteht eine neue, «saubere» Plattform über das gesamte Unternehmen statt divisionale, auf der wir Prozesse und Anwendungen neu und zukunftsorientiert umsetzen, vereinfachen, vereinheitlichen und flexibilisieren.»

Das bedeutet, dass «S/4 SBB» einen Kulturwandel auslöst und grosse Veränderungen in der Zusammenarbeit mit sich bringt. Alte Gewohnheiten müssen durch neue ersetzt werden, um gesamtunternehmerisch an Effizienz zu gewinnen. Das System liefert dazu die Grundlage, das Programm baut auf dieser auf.

Arbeitest du ab und zu oder sogar vertieft mit SAP? Falls ja, dann betrifft dich «S/4 SBB» mit grosser Wahrscheinlichkeit. Gesamthaft wird die Umstellung für rund zwei Drittel der Belegschaft spürbar. Es sind also ca. 20 000 Mitarbeitende, die täglich mit dem neuen System arbeiten werden, jedoch nicht alle gleich intensiv.

Der Zeitplan für die schrittweise Einführung in den sogenannten Realisierungseinheiten – kurz RE – steht schon fest, die Mitarbeitenden werden jedoch erst informiert, wenn es bei ihnen wirklich losgeht. Wichtige Informationen und die Links zu den Schulungsunterlagen werden rechtzeitig von den Führungskräften kommuniziert.

Anwender:innen erhalten rund acht Wochen vor Go-live individuelle Informationen zu den rollenspezifischen Lernpfaden im Learning Management System (LMS) per E-Mail.

Übrigens: Die Lernpfade und ihr Lernumfang sind individuell aufbereitet, je nach Geschäftsbereich und Rolle. Jeder Lernpfad besteht aus drei Modulen: «S/4 SBB Einstieg», «Fach- und rollenspezifische Grundlagen» und «Vertiefungswissen mit rollenspezifischen Schritt-für-Schritt Anleitungen».

Nein, niemand sitzt wegen «S/4 SBB» acht Stunden am Stück in einem Schulungsraum.

Die meisten Schulungen sind digital, es gibt jedoch auch Bereiche, für die Schulungen vor Ort durchgeführt werden. Als Faustregel gilt: Hat die Zielgruppe noch nie mit SAP gearbeitet oder erhält sie einen neuen Geschäftsprozess, findet eine Schulung mit Trainer:innen vor Ort statt.

Die digitalen E-Learnings kannst du dir hingegen frei in einem gewissen Zeitraum selbst einteilen.

Du bist auch nach den Schulungen nicht auf dich selbst gestellt. In den ersten zwei Monaten nach Einführung von «S/4 SBB» bietet das Programm verstärkte Unterstützung. Danach gibt es viele weitere Hilfestellungen, unter anderem das «S/4 SBB» Wissensportal, den Online-Assistent «SAP Companion», Unterstützung durch die «S/4» Champions vor Ort sowie die User Community zum Austausch mit Gleichgesinnten und Expert:innen. Bei technischen Problemen steht natürlich der IT Support zur Verfügung.

Eine Sammlung aller Hilfestellungen findest du unter dem «S/4 SBB» ComSite Menüpunkt «Wo finde ich Hilfe?».

Wenn du bis jetzt noch von nichts gehört hast, ist die Wahrscheinlichkeit gross, dass dich die Umstellung (noch) nicht betrifft.

Hinter den Kulissen wird weiterhin intensiv an der Planung gearbeitet. Die neue SAP-Umgebung wurde bereits erfolgreich in den Bereichen Immobilien, Infrastruktur Energie sowie Markt Personenverkehr implementiert. Für Produktion Personenverkehr sowie Infrastruktur Netze ist die Umstellung auf das neue System bis im Jahr 2027 vorgesehen, für die Konzernbereiche bis 2028.

Auf der ComSite «S/4 SBB – Die Reise in unser neues digitales Zuhause» findest du die aktuellen Informationen zu «S/4 SBB». Im Abschnitt «News» auf der ComSite kannst du das «S/4 Update» abonnieren.

Im «S/4» Kalender sind alle Veranstaltung für Interessierte aufgelistet. Beispielsweise findest du dort das «S/4 Update live», eine regelmässige 45-minütige Infoveranstaltung durch den Programmleiter. Zudem gibt es einen «S/4» Viva Engage-Kanal und verschiedene fachspezifische Communities.