Manuel Bracher ist Mitarbeiter bei SBB Infrastruktur Instandhaltung und hat mit seinem Team den Sprung in die Welt von Office 365 gewagt. Das Team arbeitet neu mit unterschiedlichen Anwendungen wie beispielsweise Teams, SharePoint, Planner, Forms, Sway etc.
Warum setzt ihr auf die Anwendungen von Office 365?
Office 365 bietet eine ganze Palette von Tools, welche im Arbeitsalltag sehr hilfreich sind. Wir nutzen Planner für die Erfassung und die Kontrolle von laufenden Pendenzen und erfassen dort unsere Traktanden für Meetings. Aufgaben aus Traktanden können den Verantwortlichen anschliessend automatisch zugewiesen werden. Damit sparen wir Zeit für die Nachbearbeitung und vermeiden überflüssige Kommunikationskanäle. Ein weiterer Vorteil ist der mobile Zugriff auf die benötigen Daten via Office 365-Apps, der jederzeit erfolgen kann.
Wie habt ihr Office 365 eingeführt?
Wir haben früh erkannt, dass die Einführung von Office 365 ein grosser Change für uns ist. Eine Mitarbeiterin aus unserer Geschäftseinheit hat die Umsetzung geplant und gewisse Standards definiert. Zudem hat sie sich regelmässig mit der IT ausgetauscht und sich so die relevanten Kenntnisse angeeignet. Als Hauptansprechperson für den gesamten Geschäftsbereich hat sie eine Support- und Beratungsfunktion eingenommen. Ihr Wissen hat sie zudem an Super User der Geschäftseinheit weitergegeben.
Was war die grösste Herausforderung und wie seid ihr damit umgegangen?
Einige Mitarbeitende waren skeptisch gegenüber den Anwendungen von Office 365 und der neuen Arbeitsweise. Die Super User in den Teams trieben das Ganze aber gezielt voran und begleiteten andere Mitarbeitende in diesem digitalen Wandel. Für mich als Teamleiter ist es wichtig, dass alle Mitarbeitenden den gleichen Wissensstand erlangen und sich ständig neues Wissen aneignen. Ohne Regeln geht dies nicht. Beiträge im Teams-Chat müssen deshalb mit einem «like» versehen werden. Damit bestätigen Mitarbeitende, dass sie die Beiträge gelesen und verstanden haben.
Was rätst du anderen Teams für den Übergang in die neue Welt?
Führungspersonen sollten als Vorbild vorangehen, die Applikationen aktiv nutzen und ins tägliche Geschehen integrieren. Eine gute Organisation mit klar definierten Ansprechpersonen (Super User) ist für eine erfolgreiche Einführung von Office 365 meiner Meinung nach unabdingbar. Auch sind teamspezifische Regeln für die Zusammenarbeit sehr hilfreich und notwendig.
Was ist dein persönliches Highlight / Lowlight?
Die einfache Installation der Apps auf dem Smartphone und Tablet sowie der mobile Zugriff auf Dokumente sind sehr praktisch. Zwischendurch sind lange Lade- und Speicherzeiten aber hindernd. Ausserdem hätte ich mir bereits bei der Einführung von Office 365 eine engere Begleitung seitens der IT gewünscht.
Beratungsangebot für Filer-Migrationen nach Office 365
Es besteht weiterhin kein unternehmensweiter Auftrag, dringender Bedarf oder Zeitdruck für den Umzug von Filer-Daten nach SharePoint. Entscheidet sich ein Team zukünftig mit den Werkzeugen von Office 365 zu arbeiten, empfiehlt die SBB Informatik sich bezüglich der Datenmigration beraten und begleiten zu lassen.
Beratungen können im Intranet über das Formular Beratungsanfrage gebucht werden.