Site de communication: cinq questions à Karin Amberg

Karin Amberg est juriste chez Droit et compliance. Avec ses collègues, elle a mis sur pied la plate-forme «Legal4Legal» à partir d’un site de communication SharePoint. «Legal4Legal» est une base de connaissances conçue par des juristes, pour des juristes. Elle donne une vue d’ensemble des questions pertinentes pour les CFF dans les domaines de la lutte contre la corruption, du droit des marchés publics, de la protection des données, du droit de la propriété intellectuelle ou encore du droit de la concurrence. Elle contient également plusieurs documents (aide-mémoire, instructions, etc.) ainsi que des informations sur les formations et les personnes de contact. «Legal4Legal» propose en outre une fonction d’échange et de dialogue.

Karin, pourquoi avoir créé «Legal4Legal»?

Auparavant, les connaissances juridiques de base étaient l’apanage de quelques spécialistes. «Legal4Legal» permet à toute l’équipe de Droit et compliance d’avoir un accès centralisé à ces connaissances spécifiques. De plus, la transformation numérique avance à grands pas. En tant que juristes, nous tenons à ne pas nous faire distancer. C’est pourquoi nous utilisons au quotidien les nouvelles applications. Elles facilitent notre travail et nous permettent de consolider notre savoir-faire.

Comment avez-vous procédé?

Au départ, c’était un grand point d’interrogation. Heureusement, un projet du même type, «Legal4You», avait déjà été lancé au même moment chez nous. La responsable de ce projet, Anna Dürr Müller, m’a montré où elle en était et m’a ainsi donné matière à réflexion. Elle m’a aussi mise en contact avec l’équipe d’ICT Workplace, qui m’a donné d’excellents conseils. L’une des membres de cette équipe m’a en effet fourni un aperçu des applications Office 365 particulièrement intéressantes, et a examiné si un site de communication était adapté à nos besoins. Ensuite, je me suis jetée à l’eau, en tâtonnant un peu. Le contact personnel avec l’équipe informatique a été essentiel pour moi, et a m’a permis de continuer à avancer. Sans tous ces conseils, la mise en œuvre technique du projet nous aurait posé beaucoup plus de problèmes.

Pourquoi avoir choisi un site de communication et non pas une page intranet?

Notre préoccupation première était de limiter le travail administratif. Nous pouvons gérer nous-mêmes le site de communication, autrement dit modifier, supprimer ou ajouter du contenu à tout moment.

Quels ont été les principaux obstacles que vous avez rencontrés?

Les outils de formation de Microsoft ne nous ont pas vraiment aidés lors de la mise en œuvre. Les vidéos sur les sites de communication sont parfois très longues, et s’arrêtent le plus souvent avant la résolution du problème proprement dit.

J’ai aussi utilisé Yammer, et je me suis rendue compte que d’autres collaborateurs pouvaient être confrontés à des problèmes du même type. Cela m’a parfois permis de trouver des solutions. J’ai aussi souvent trouvé moi-même un moyen de résoudre un problème identifié, ou de le contourner. Au cours de la phase créative, j’aurais apprécié de voir davantage d’exemples de bonnes pratiques sur l’intranet, à savoir des idées originales pour mettre en place des pages de ce type. L’un des éléments importants que je retire de ce travail est qu’il faut définir les directives ou les limites des applications, les accepter et travailler dans le cadre des possibilités offertes.

Utilisez-vous d’autres applications Office 365?

Nous utilisons Teams et OneNote dans le cadre de plusieurs projets interdisciplinaires. Cela nous facilite l’organisation du projet, l’archivage et les échanges.