Manuel Bracher travaille à CFF Infrastructure Maintenance. Il s’est plongé dans le monde d’Office 365 avec son équipe. Cette dernière travaille à présent avec des applications diverses telles que Teams, SharePoint, Planner, Forms, Sway, etc.
Pourquoi misez-vous à présent sur les applications d’Office 365?
Office 365 offre toute une gamme d’outils très pratiques pour le travail. Nous utilisons Planner pour la saisie et le contrôle des affaires en cours et y saisissons les ordres du jour de nos réunions. Les tâches relatives aux points à l’ordre du jour peuvent ensuite être assignées automatiquement à leurs responsables. Nous gagnons ainsi du temps dans le travail de suivi et évitons les communications inutiles. L’accès mobile pour tous aux données via les applis d’Office 365 représente un autre avantage.
Comment avez-vous introduit Office 365?
Nous avons vu très tôt que l’introduction d’Office 365 représente un grand changement pour nous. Une collaboratrice de notre unité a planifié l’introduction et défini quelques standards. De plus, elle a été en contact régulier avec l’informatique afin d’acquérir les connaissances requises. En qualité d’interlocutrice principale pour toute l’unité, elle joue un rôle de support et de conseil. Elle a par ailleurs transmis ses compétences aux super users de l’unité.
Quelle a été la plus grande difficulté? Et comment l’avez-vous surmontée?
Certaines personnes se sont montrées sceptiques face aux applications d’Office 365 et à la nouvelle manière de travailler. Mais au sein des équipes, les super users ont pris leur mission au sérieux en accompagnant les autres collaboratrices et collaborateurs dans cette transformation numérique. En qualité de responsable d’équipe, il est important pour moi que tous les membres du personnel aient le même niveau de compétence et acquièrent régulièrement de nouvelles connaissances. Sans règles, ça ne fonctionne pas. Les contributions au chat de l’équipe doivent donc être confirmées par un «J’aime». Les collaboratrices et collaborateurs confirment ainsi qu’ils ont lu et compris ce qui est écrit.
Que conseilles-tu aux autres équipes en transition vers le nouveau monde du travail?
Les cadres doivent jouer un rôle d’exemple, utiliser activement les applications et les intégrer au travail quotidien. À mon avis, une bonne organisation assortie d’interlocuteurs clairement définis (super users) est indispensable pour que l’introduction d’Office 365 se passe bien. Des règles spécifiques sont par ailleurs très utiles; elles sont même indispensables à une bonne collaboration.
Quels sont les points forts et points faibles que tu as constatés?
La simplicité d’installation des applis sur les smartphones et les tablettes et l’accès mobile aux documents sont des atouts très pratiques. En revanche, la longueur des délais d’enregistrement et d’ouverture des fichiers est rebutante. De plus, j’aurais apprécié d’être accompagné de plus près par l’informatique pendant la phase d’introduction d’Office 365.
Offre de conseil en matière de migration des filers vers Office 365
Le transfert des données des filers vers SharePoint n’a toujours pas fait l’objet d’un mandat global à l’échelle de l’entreprise. Pour l’heure, ce transfert ne revêt pas un caractère urgent. CFF Informatique recommande aux équipes décidant de travailler à l’avenir avec les outils d’Office 365 de se faire conseiller et accompagner afin de faciliter la migration des données.
Un service de conseil peut être réservé dans l’intranet à l’aide du formulaire suivant: Demande de conseil.