Le abitudini lavorative e di mobilità della società e dei collaboratori FFS si modificano fortemente. Nel «mondo del lavoro del futuro», team interdisciplinari formati da un mix di persone lavorano oltre i confini dei singoli settori e della propria azienda. Per essere agili e diventare sempre più efficienti in questo contesto, si è provveduto a rinnovare in maniera fondamentale l’ICT Workplace e ad ampliarlo con nuove funzioni allo scopo di favorire la collaborazione. Con l’introduzione di Windows 10 e dell’ultima versione di Office, il sistema operativo e gli strumenti Office (Word, Excel, PowerPoint ecc.) sono stati portati al più recente livello di aggiornamento. Si tratta ora di imparare a utilizzarli.
Chi si è già abituato al nuovo ambiente di lavoro troverà molte possibilità interessanti di aumentare l’efficienza del team e di collaborare in modo nuovo grazie all’applicazione Office 365 di recente introduzione. A tale scopo sono disponibili vari supporti e offerte di consulenza che si basano sull’iniziativa personale e sull’autoapprendimento. Saremo noi a decidere autonomamente e in base alle esigenze quali contenuti apprendere, in che modo e in quale momento. Visita l’Office 365 Info-Center.
Office 365 per la collaborazione nei team
La funzioni di Office 365 supportano forme di collaborazione moderne ed eliminano le barriere nel mondo del lavoro digitale. Le applicazioni vengono offerte «dal Cloud», il che permette di accedere facilmente a dati e funzioni indipendentemente dal dispositivo utilizzato e dal luogo in cui ci si trova. Con pochi click si crea un ambiente di lavoro comune per un team o gruppo di lavoro: il blocco appunti (OneNote), la chat (team) e l’archiviazione dei documenti (SharePoint, OneDrive) consentono un facile scambio di dati. Con Yammer possiamo scambiarci informazioni e collegarci in rete a livello aziendale in modo simile a Facebook.
Dal momento che Windows 10 e Office 2016 sono state introdotte contemporaneamente, abbiamo rinunciato finora a una comunicazione attiva in merito a Office 365. Nei prossimi mesi, su FFS News, conoscerai periodicamente le storie di successo dei team che utilizzano con profitto un’applicazione Office 365. Puoi leggere regolarmente i consigli relativi alle tecniche di lavoro nell’utilizzo di Office 365 sul canale «Attualità ICT Workplace». E per lo scambio di informazioni sulla nuova modalità di collaborazione, puoi utilizzare il gruppo Yammer «ICT Workplace O365».
Più margine d’azione e responsabilità personale
L’introduzione di Office 365 offre molte nuove possibilità di comunicazione. Tutti possono aprire nuovi canali d’informazione, commentare i post ed esprimere la propria opinione in modo critico. Tale margine d’azione ampliato va di pari passo con una maggiore responsabilità personale. Ci auguriamo una discussione costruttiva e rispettosa. La cultura della discussione dev’essere costruttiva e rispettosa. Per tale ragione, nell’ambito di Office 365 valgono le regole del gioco già esistenti per la comunicazione: Codice di condotta FFS, Netiquette, principi di comportamento della «comunicazione elettronica @ FFS».
Offerte di supporto in merito a Office 365
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Supporto ICT Workplace (ricapitolazione dei supporti disponibili)
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Office 365 Info-Center (per tutte le domande sui prodotti Office utilizzati in seno alle FFS)
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Yammer ICT Workplace O365 (scambio di opinioni con colleghe e colleghi, nonché con esperti)
Consulenza per team
Corsi di formazione per dirigenti
Piattaforme e canali messi a punto
Collaborazione in rete / «Team»
Raggruppamento delle funzioni per la collaborazione all’interno di un team come ad esempio chat del team, blocco appunti condiviso, archiviazione dei documenti e gestione agile dei compiti, presenza sul web:
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è di primaria importanza per i contenuti del team e i processi di collaborazione
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per i dati personali e le informazioni riservate è a disposizione l’«ambiente di lavoro riservato»
Sito di comunicazione
Presentare un progetto, un team o un tema sotto forma di pagine web e pubblicarne i relativi contenuti:
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per quanto riguarda i contenuti che sono rilevanti esclusivamente per parti delle FFS
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nessuna direttiva dal punto di vista redazionale in merito alla presentazione e al plurilinguismo
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si applicano le regole del gioco disponibili
Yammer
Piattaforma di discussione per le collaboratrici e i collaboratori FFS
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Vari gruppi per discussioni su temi specifici
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Creare un nuovo gruppo solo se non ne esiste uno simile
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Esiste un gruppo unico per tutte le FFS e uno per ogni Divisione / Settore centrale
Regole del gioco per la comunicazione
Superare gli ostacoli
Attuali consigli d’utilizzo di Office 365 per utenti esistenti e futuri:
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Il modo migliore e più facile per lavorare con i documenti su SharePoint è tramite il File Explorer di Windows. In questo modo puoi lavorare direttamente in Explorer e accedere ai file anche quando sei offline. Vedi Dettagli
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Non cancellare mai in Windows Explorer le biblioteche sincronizzate in SharePoint prima di aver terminato la sincronizzazione tramite le impostazioni della cartella corrispondente. Altrimenti rischi di perdere i dati per te e per il tuo team! Vedi Dettagli
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Se lavori fuori dalla rete FFS, apri sempre per prima cosa Internet Explorer. Se si è connessi a Internet, si collegheranno correttamente anche tutte le applicazioni di Office (Outlook, OneDrive ecc.).
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L’applicazione «Delve» ti consente di cercare contenuti di colleghe e colleghi all’interno di Office 365 e di scoprirli. Delve si basa sui diritti d’accesso esistenti e ti mostra solo i dati a cui sei autorizzato/a ad accedere. Puoi accedere così rapidamente alle informazioni presenti nell’organizzazione. Vedi Dettagli